Sonderfunktion Arbeitszeitkonten und Urlaubsberechnung:

 

Voraussetzung: aktiviertes Modul Time Service.

Pfad: Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter >> Urlaubsanspruch   

Reiter Urlaubsanspruch
Unter dem genannten Pfad kann der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters manuell eingetragen werden.
Es wird nun beim Anlegen eines neuen Datensatzes der Urlaubsanspruch aus den vorherigne Daten automatisch errechnet.


Vorbereitung

Einstellungen || System-Stammdaten || Kalender Ereignisse || Ereignisse
Unter diesem Pfad muss ein Kalenderereignis Urlaub existieren.
Wichtig ist, dass diesem Kalenderereignis im Feld Korrelation der Eintrag Urlaub im Stundenzettel zugeordnet ist.
Über diesen Eintrag wird das Kalenderereignis Urlaub von anderen Kalenderereignissen unterschieden.

Die Berechnung des Resturlaubs berücksichtigt auch halbe Urlaubstage.
Diese sind als eigene Kalenderereignisse anzulegen, in denen eine entsprechende anteilige Arbeitszeit eingetragen sein muss.
Eingabemaske Uraub
Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter >> Persönliche Daten
Unter diesem Pfad muss ein Datensatz existieren und im Feld Urlaubstage ein Wert mit dem jährlichen Urlaubsanspruch eingetragen sein.


Ausführung

Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter >> Kalender

Ereignisse 

Hier sind die Urlaubszeiten des Mitarbeiters als Kalenderereignis einzutragen.

 Info

Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter >> Urlaubsanspruch

Beginnt der Mitarbeiter nicht zum 01.01. eines Jahres, muss der anteilig zu berechnende Urlaub zunächst manuell als Startwert eingetragen werden.      Danach rechnet das System dann mit diesem Wert weiter.

Auch bei einer erstmaligen Verwendung der Funktion, muss der aktuelle Wert je Mitarbeiter in einem neuen Datensatz manuell eingegeben werden. Ebenso sollte bei Änderungen des jährlichen Urlaubsanspruches innerhalb eines laufenden Kalenderjahres zum Stichtag ein Datensatz angelegt werden.

Es werden immer nur die Kalenderereignisse des aktuellen Jahres berücksichtigt! Das heißt, für jeden Mitarbeiter ist zum Jahresende ein Datensatz anzulegen, um den Jahresabschlussstand und somit den Startwert für das nächste Jahr zu dokumentieren. Der Wert des anzulegenden Datensatzes wird automatisch errechnet.

Der Stundenzettel druckte bisher immer den Wert, der im zuletzt angelegten Datensatz eingetragen war. Auch dieses ändert sich nun und der Stundenzettel errechnet nach der selben Logik wie der Datensatz den entsprechenden Resturlaub. Dieses hat den Vorteil, dass im Laufe des Jahres nicht ständig für jeden Monat Datensätze angelegt werden muss.

Die Berechnung des Resturlaubs erfolgt immer zum Zeitpunkt der Erstellung eines neuen Datensatzes. Werden Urlaubstage/Kalenderereignisse nachträglich eingetragen, so findet keine nachträgliche Aktualisierung der bereits vorhandenen Datensätze statt!.Gegebenenfalls können/müssen Datensätze gelöscht und neu angelegt werden.

Beispiel

Ein Mitarbeiter tritt im laufenden Jahr zum 01.10. in das Unternehmen ein. Bei einem Urlaubsanspruch von 30 Tage/Jahr, ergibt sich für die verbleibenden 3 Monate ein Urlaubsanspruch von 7,5 Tagen. Dieser Wert ist manuell als Stand zum Oktober des Jahres einzutragen.

Eingabe Urlaubstage

Im weiteren nimmt der Mitarbeiter dann am 23.12.2016 einen halben Tag und die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr 4 Tage Urlaub.

 Übersicht Urlaubstage

Der zum Jahreswechsel angelegte Datensatz für den Urlaubsanspruch berücksichtigt automatisch die  eingetragenen Kalenderereignisse und errechnet den aktuellen Resturlaub.     

Übersicht Resturlaub

Im laufenden Jahr 2017 trägt der Mitarbeiter für verschiedene Zeitspannen das Kalenderereignis Urlaub ein. Es wird aber kein neuer Datensatz für den Urlaubsanspruch angelegt.   

Übersicht eingetragener Urlaub

Der Druck des Stundenzettels für den Monat August 2017 gibt den korrekten Wert des bis dahin genommen Urlaubes aus. Die geplanten 15 Urlaubstage für Dezember werden noch nicht berücksichtigt, weil sie ja zum Zeitpunkt August noch nicht genommen wurden.

Resturlaub in Tagen


Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto wird im entsprechenden Unterreiter des Mitarbeiters geführt:

Arbeitstzeitkonto

Arbeitszeitkonto

Initial wird im Arbeitszeitkonto ggf. eine Wert eingetragen, enenso bei jeder Änderung (Auszahlung, Freizeitausgleich)
Das Arbeitszeitkonto wird aus den Zeitrückmeldungen des Mitarbeiters automatisch fortgeschrieben und zeigt im Stundenzettel immer den tatsächlichen Wert zum Monatsende an. Zur Berechnung dient die Soll- bzw. Regelarbeitszeit des Mitarbeiters, die in den Kalendereinstellungen festgelegt wird. Demgegenüber wird die tatsächliche Arbeitszeit, welche sich aus den Zeitrückmeldungen ergibt, gegengerechnet. Urlaubszeiten gelten dabei als geleistete Zeiten. Dadurch wird allerdings der Urlaubsanspruch vermindert (s.o.). 
Wen man ein Arbeitszeitkonto führen will, ist es nötig, alle Arbeitszeiten für die Mitarbeiter korrekt zu erfassen. Dafür bieten sich interne Projekte an. Auf diesen (und natürlich auf echten Kundenprojekten) werden dann alle Zeiten der Mitarbeiter erfasst.
Zusätzlich ergibt sich für die Kosten- und Leistungsrechnung ein Bild, wieviel interne Projekte kosten.
Der Prozess Arbeitszeitkonten Aggregieren muß ausgeführt werden, um eine aktuelle Ausgabe der Werte im Stundenzettel zu gewährleisten.

Stundenzettel


Stundenzettel
Stundenzettel
Wenn alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst sind, kann in der Hauptmaske des Mitarbeiters über den Druck-Button der Stundenzettel für einen Monat gedruckt werden.
Dieser Zeigt alle Kalendereieignisse, Projekte, Soll- und Ist-Zeiten sowie Sonerzeiten und Zuschläge.
Unten wird der aktuelle Urlaubsanspruch und der Stand des Arbeitszeitkontos zum Monatsende ausgewiesen.
Der Stundenzettel kann damit direkt an die Lohnbuchhaltung weitergereicht werden und ist eine große Hilfe bei der Berechnung der Leistungslöhne.
Er enthält sä,tliche Zuschläge, Auslöse und Überstunden.