Unsere OpenZ ERP System Einführungsmethodik


OpenZ ist ein agiles ERP-System und eine Standard-Software, die - so wie sie ist - eingesetzt werden kann.


Durch die komplexen Anforderungen moderner Unternehmen und deren spezifischen Geschäftsprozesse, kann es notwendig oder wünschenswert sein, die Software auf die jeweiligen Anforderungen des Kunden individuell einzustellen.

Natürlich werden auch die Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen in den Einführungsprozess mit einbezogen. Dies ermöglicht schon einen frühen Kontakt mit der Software und ein späterer Einsatz von OpenZ in Ihrem Unternehmen kann reibungslos erfolgen.

Das Einführungskonzept von OpenZ, dass auch einen Beitrag zur Erlangung des Preises „ERP-System des Jahres 2014“ beigetragen hat, nimmt diese beiden entscheidenden Aspekte auf und bietet unseren Kunden folgende Struktur für eine erfolgreiche Einführung der Software im Unternehmen an.

Schritt 1 - Prozessaufnahme / Definition der Anforderungen

In einem gemeinsamen Workshop werden die Geschäftsprozesse des Unternehmens analysiert und es wird festgelegt, welche Prozesse mit Hilfe von OpenZ effizient unterstützt werden können. Dabei wird eine sogenannte GAP-Analyse zwischen der Standard-Konfiguration von OpenZ und einer SOLL-Funktionalität erstellt.

Schritt 2 - Formulierung des Lastenheftes und erster Projektplan

Aus der GAP-Analyse ergibt sich eine grobe Formulierung des Lastenheftes, sowie ein erster Projektplan mit einer Zeit- und Aufwands-Abschätzung.

Schritt 3 - Aufgaben definieren

Aus dem Abgleich mit der Standard-Konfiguration von OpenZ werden die Aufgaben für das Projekt definiert. Dieser Schritt entspricht einem Pflichtenheft. Bei OpenZ wird dieses nicht als Dokument geliefert, sondern mit Hilfe einer Software (z.Zt. MANTIS BT) als Tickets erstellt.
Die meisten Anforderungen kann man im Rahmen des sogenannten Cusomizings, also ohne Programmierungen durch reine Einstellungen in OpenZ umsetzen.
Bei komplexen Anforderungen kann man in einem agilen Software-Entwicklungsprozess auch während der Implementierungsphase noch Detailänderungen einfließen lassen. Mit Schritt 3 stehen Zeitplan, Aufwand und Kosten fest.

Schritt 4 - Datenübernahme / Anpassungen / Ergänzungen

Im Einführungsprozess von OpenZ sind Sie als Kunde auch bei Customizing und Entwicklung immer eingbezogen. Ergebnisse können durch den Kunden zeitnah begutachtet und kommentiert werden. Detailänderungen sind noch kosten- und zeitneutral möglich.

Schritt 5 - Test und Abnahme

Ein intensiver Software-Test ist fester Bestandteil einer jeden OpenZ Einführung. Es ist aber auch eine wichtige Aufgabe des Kunden, die auf sein Unternehmen zugeschnittenen Funktionalitäten abzunehmen und sicherzustellen, dass die Software seinen Anforderungen entspricht.


Schritt 6 - Schulung

Spätestens in diesem Schritt ist es wichtig, die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen in die Einführung der Software miteinzubeziehen und diese adäquat zu schulen. OpenZ als Dienstleister schult die Key-User und gibt ihnen mit der Software ein Werkzeug an die Hand, mit dem die Unternehmensprozesse des jeweiligen Unternehmens optimal unterstützt werden. Die Akzeptanz und Unterstützung der Systemeinführung, muss durch das Management und die Key User bei den einzelnen Mitarbeitern geweckt werden. Dies ist ein entscheidender Teilschritt für den Erfolg des Projektes.

Schritt 7 - Go Live

Dieser Schritt zeigt den Erfolg des Projektes auf. Wenn die Einführungsmethodik beachtet wurde, stellt das GO Live kein Problem dar. In den ersten Monaten steht den Kunden von OpenZ ein persönlicher Support sehr intensiv zur Seite. Danach wird dieser in der Regel nur noch von Fall zu Fall benötigt.