Ablauf Einkauf

Dieser Artikel soll eine grobe Übersicht geben, welche Möglichkeiten es im Bereich Einkauf gibt und wie entsprechende Dokumente dazu erstellt werden. Tiefer gehende Fragen zu den einzelnen Punkten werden im Online-Handbuch unter den entsprechenden Punkten noch genauer beschrieben (werden).

 
Bedarfsanforderung (Banf)

Die Banf dient zur Mitteilung eines Bedarfes in Form von Ware oder Dienstleistung, für Mitarbeiter, die selber keinen Einkauf tätigen können oder dürfen. Auch die Produktion nutzt die Banf. So wird z.B. eine Banf automatisch erzeugt, sobald in einem Produktionsprojekt ein benötigtes Teil einer Stückliste nicht mehr vorrätig ist.

Die Banf kann mit und ohne Genehmigungs-Workflow benutzt werden, weiteres siehe dazu unter Bedarfsanforderung

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Bedarfsanforderung  ||  Bedarfsanforderung
  • neuen Datensatz anlegen

In der Kopfmaske sollte durch Administrationsseite alles soweit voreingestellt sein, das keine Pflichtfelder zu füllen sind. Der Geschäftspartner (Lieferant) ist nur optional oder als Vorschlag einzutragen, da er später durch den Einkäufer festgelegt wird. Werden hier Kostenstellen oder Projekte eingetragen, werden sie auf die einzelnen Positionen übernommen.

  • wechseln in den Unterreiter "Positionen"
  • neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder (gelb) füllen (Artikel, Menge, Benötigt am)
  • wechseln in die Kopfmaske
  • "Aktivieren" anwählen

INFO: Dieser Vorgang führt im Lager zu keinerlei Auswirkungen.

 
Bestellung aus Bedarf erstellen

Damit aus einer Banf eine Bestellung wird, ist folgender Zwischenschritt notwendig.

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Bestellungen aus Bedarf erstellen  ||  Bestellungen aus Bedarf erstellen
  • Banf oben mittels Haken auswählen (Genehmiger)
  • anwählen "Hinzufügen" oder "Genehmigen" (je nach Workflow)
  • Banf unten mittels Haken auswählen (Einkäufer)
  • anwählen "Erstellen"
  • ggf. Lieferanten auswählen
  • anwählen "OK"
  • anwählen "OK"

Es wurde automatisch eine Bestellung mit den Daten der Banf erzeugt, die unter "Bestellung (Einkauf)" noch weiter bearbeitet werden muss und den Status "Entwurf" hat.

INFO: Dieser Vorgang führt im Lager zu keinerlei Auswirkungen.

 
Bestellung (Einkauf)

Es gibt 3 Möglichkeiten zum Anlegen des Dokumentes: Bestellung

  • Bestellung aus Bedarf (siehe auch oben)
  • eine Bestellung aus einem anderem Dokument kopieren
  • "Bestellung", direkt Eingabe

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Bestellung (Einkauf)  ||  Aufträge

 
Bestellung aus Banf

Ist eine Bestellung aus Bedarf erstellt worden, so sind alle voreingestellten Daten übernommen worden und die Pflichtfelder sind gefüllt. Es gibt aber ein paar Felder, die Beachtung finden sollten.

  • Kopfmaske
  • Preisliste. Die eingestellte Preisliste gibt die Einkaufswährung vor.
  • Lieferart
  • Zahlungsbedingungen
  • Lager, in das geliefert wird
  • Einkäufer

Sind alle Felder korrekt ausgefüllt dann:

  • anwählen "Aktivieren"
  • anwählen "OK"

 
Bestellung aus anderem Dokument kopieren

Statt eine Bestellung komplett neu zu erstellen, gibt es die Möglichkeit, Kopien von schon vorhandenen Bestellungen oder auch Anfragen anzufertigen. Dabei werden alle Positionen und Positionsangaben des Ausgangsdokumentes in die Positionen des Zieldokumentes übertragen. Die Einkaufsseite kann auch auf Dokumente der Verkaufsseite zugreifen.

  • neuen Datensatz anlegen
  • "Bestellung (PO)" auswählen im Feld "Ziel Belegart"
  • auswählen im Feld Geschäftspartner, den Lieferanten auf den sich die Kopie bezieht.
  • anwählen des Buttons "Aus anderer Bestellung Kopieren"
  • im Pop-up "Copy from Order" Order-Icon wählen
  • im Pop-up "Auswahl Aufträge" Auftrag auswählen (ggf. Filter benutzen)
  • "OK"
  • "OK"
  • ggf. ergänzen/verändern
  • "Aktivieren"
  • "OK"

 
Bestellung, direkt Eingabe

  • neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder in der Kopfmaske füllen (Geschäftspartner)
  • wechseln in den Unterreiter "Positionen"
  • Pflichtfelder füllen (Artikel, Menge)
  • wechseln in die Kopfmaske
  • "Aktivieren"
  • "OK"

INFO: Eine aktivierte Bestellung führt im Lager dazu, dass der Artikel mit der entsprechenden Menge als "bestellt" angegeben wird.

 
Wareneingang

Ist die Bestellung im Status "Aktiv", so ist auch im Lager eine Buchung der Ware mit Bezug auf die Bestellung möglich. Selbstverständlich kann ein Wareneingang aber auch ohne Bestellbezug erfolgen.

Es gibt 3 Möglichkeiten zum Anlegen des Dokumentes: Wareneingang

  • "Offene Bestellungen"
  • "Positionen erstellen aus anderem Dokument"
  • "Wareneingang", direkt Eingabe

 
Offene Bestellungen

Unter "Offene Bestellungen" erscheint eine Liste aus der ein Sachbearbeiter sehen kann, zu welchen Bestellungen noch keine Lieferung erfolgt ist. Ebenso kann zu einer physisch erfolgten Lieferung die dazugehörige Bestellung herausgesucht und zu einem Wareneingang im System verarbeitet werden. Ferner ist es möglich, in eine ausgewählte Position teil- gelieferte Mengen einzutragen.

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Offene Bestellungen  ||  Offene Bestellungen
  • markieren mit Haken
  • anwählen "Verarbeiten"

In der Lagerverwaltung/"Wareneingang" wird sofort ein neuer Datensatz mit Status "Entwurf" erzeugt, der mit den entsprechenden Daten aus der Bestellung gefüllt ist. Die Bestellung verschwindet aus dem Fenster "Offene Bestellungen", es erscheint ein grün hinterlegtes Infofeld mit der Dokumentennummer des Wareneingangs.

Wurde eine Teillieferung verarbeitet, so verschwindet diese Position solange aus obiger Liste, bis im Wareneingang das entsprechende Dokument in den Status "Aktiv" gestellt wurde. Danach erscheint die Restmenge wieder in obiger Liste und kann erneut bearbeitet werden.

Die Bestellung selbst bleibt im Status "Aktiv". Im Unterreiter "Lieferungen" ist nun ein Datensatz zu finden.

 
Positionen erstellen aus anderem Dokument

Mit diesem Punkt kann man auf verschiedene andere Dokumente zugreifen und sie vereinigen. Kopiert werden dabei immer nur die Positionsdaten, die Kopfdaten müssen neu gefüllt werden, da ja auf verschiedene Dokumente zugegriffen werden kann.

  • Pfad: Lagerverwaltung || Wareneingang  ||  Wareneingang
  • auswählen Geschäftspartner
  • Daten in Kopfmaske überprüfen und ggf. anpassen
  • anwählen "Position erstellen aus anderem Dokument"

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem per Filter nach dem entsprechenden Dokument gesucht werden kann.

  • auswählen des gesuchten Dokumentes aus "Bestellung" oder "Rechnung"
  • anhaken der gelieferten Positionen
  • ggf. Menge ändern
  • eintragen Lagerort
  • anwählen "OK"

Das Pop-up schließt sich, das Dokument "Wareneingang" wird automatisch mit den Angaben aus Bestellung oder Rechnung gefüllt.

  • prüfen der Angaben, ggf. ändern
  • anwählen "Aktivieren"

 
Wareneingang, direkt Eingabe

Die direkte Eingabe ist notwendig wenn zum Wareneingang keine Bestellung in Openz vorliegt. Hier könnten dann die Daten aus einem beiliegenden Lieferschein Verwendung finden.

  • neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder in der Kopfmaske füllen (Geschäftspartner)
  • wechseln in den Unterreiter "Positionen"
  • Pflichtfelder füllen (Artikel, Menge)
  • wechseln in die Kopfmaske
  • "Aktivieren"
  • "OK"

Wichtig ist hier auf den richtigen Eintrag bei Lagerort zu achten, damit die Ware auch wieder gefunden werden kann!

INFO: ein aktivierter Wareneingang führt zu einer entsprechend erhöhten Lagermenge des Artikels am angegeben Lagerort.

Ein aktivierter Wareneingang führt zu einem neuen Eintrag, der auch über folgende Transaktion zu sehen ist:

  • Pfad: Lagerverwaltung || Transaktionen || Artikel - Transaktionen (Listung)  ||  Transaktionen

Dem Wareneingang liegt normalerweise ein Lieferschein bei, der eingescannt und dem Dokument angehängt werden kann. (Büroklammer oben)

 
Lieferantenrechnung

Entweder liegt der physisch erfolgten Lieferung eine Rechnung bei oder aber sie wird später übersendet. Diese Rechnung muss nun in das System eingepflegt werden, damit Nachvollziehbarkeit und Auswertung möglich sind.

Es gibt 3 Möglichkeiten zum Anlegen des Dokumentes: Lieferantenrechnung

  • "Lieferantenrechnungen manuell anlegen"
  • "Position erstellen aus anderem Dokument"
  • "Lieferantenrechnung", direkt Eingabe

 
Lieferantenrechnungen manuell anlegen

Unter "Lieferantenrechnung manuell anlegen" findet sich eine Liste an Rechnungsvorschlägen zu vorhandenen Bestellungen. Mit dem "+" in der ersten Spalte öffnen sich die darunter liegenden Positionen, die auch teil-berechnet werden können. Ebenso ist hier eine "Restschuld Befreiung" möglich.

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Lieferantenrechnungen manuell anlegen  ||  Lieferantenrechnungen manuell anlegen
  • auswählen gewünschtes Dokument per Haken
  • mit + die Positionen öffnen
  • ggf. bei Positionen die nicht berechnet werden sollen den Haken entfernen
  • ggf. bei Teilberechnung Menge (oder auch Preis) ändern.
  • ggf. bei Teilberechnung wo die Restmenge entfällt, hinten "Restschuld befreit" anhaken
  • anwählen "Verarbeiten"

Das System erstellt eine Lieferantenrechnung mit den Angaben aus der Bestellung, ggf. mit eben vorgenommenen Veränderungen bei Menge, Preis und Restschuld-Befreiung. War der Vorgang erfolgreich, wird dazu eine entsprechende Info ausgegeben, in der auch die Dokumentennummer der Lieferanten-Rechnung angegeben und verlinkt ist. Der Rechnungsvorschlag bleibt solange in der Ansicht, wie die Lieferanten-Rechnung den Status "Entwurf" besitzt. Eine nochmalige "Verarbeitung" ist nicht möglich, es erscheint in diesem Fall ein entsprechendes Infofeld, dass keine Verarbeitung mehr möglich ist.

 
Position erstellen aus anderem Dokument

(dieser Beitrag wird demnächst fertig gestellt)



Lieferantenrechnung, direkt Eingabe

(dieser Beitrag wird demnächst fertig gestellt)