Dokumenten-Management-Funktionen


Im ERP System sind die benötigten Dokumenten-Management-Funktionen gleich mit eingebaut.

In jedem Fenster des Systems ist folgende Funktion verfügbar:

DMS-Funktion : Büroklammer-Symbol. Im folgenden auch als Anhang zu den Dokumenten bzw. Datensätzen bezeichnet. Hier werden die aus dem Druck erzeugten PDF Dateien verwaltet. Zusätzlich kann jede andere Datei hier angeheftet werden z.B. Bilder, Pläne, Word-Dokumente etc.Anhänge

 
Wenn Sie eine Datei auf Ihrem Rechner per Drag and Drop über dieses Symbol ziehen, können Sie diese direkt in das System hochladen.
Ebenso können Sie auf das Symbol klicken. Dann öffnet sich ein Popup Sie können die Anhänge einsehen und verwalten:
DMSDokumente
DMS Popup

Das DMS von OpenZ hat eine Ordnungsstruktur, die direkt mit der Struktur der Daten ERP-Systems arbeitet.
Dokumente werden also zusammen mit den Daten im ERP abgelegt (z.B. Geschäftspartner, Artikel, Aufträge, Seriennummern, Rechnungen usw.)

GOBD-konform mit dem DMS arbeiten

Um die GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten, kann Sie das DMS wie folgt unterstützen:
Beim Druck der Dokumente ist bei Nutzung unseres Standard-Reports vorgegeben, das die Überschrift des Dokumentes (Rechnung, Aufrag, Lieferschein etc.) nur dann gedruckt wird, wenn das Dokument aktiviert ist und beim Drucken der Knopf  "OK" zum Archivieren benutzt wird.
Ansonsten erscheint der Text "Entwurf" als Überschrift des Dokumentes.
DruckPopup
Druck-Popup

Wird mit OK Bestätigt, legt das ERP die erzeugte Datei automatisch in den Anhang.
Desweiteren gibt es die Vorschrift, das Dokumente, die aufbewahrungpflichtig sind nicht gelöscht werden dürfen.
Welche das sind, kann ein ERP System nicht bestimmen. Deshalb gilt im DMS folgende Regel:
Eine einmal in den Anhang geladene Datei kann nur als gelöscht markiert werden (Knopf "Löschen" im DMS Popup).
Physisch bleibt die Datei im Server erhalten.

Wenn Dateien gelöscht wurden, erscheint ein Knopf zum Wiederherstellen im DMS-Popup
DokumenteWiederHerstellen
Wiederherstellen

Aufbewahrungspflicht von Dokumenten



Damit Sie die aufbewahrungspflichtigen Dokumente archivieren können, stellt das ERP System folgende Funktion zur Verfügung:

ArchivierteDateienAufbewahren
Popup Archivierte Dateien herunterladen

Sie wählen im Popup ein Wirtschaftjahr und erhalten alle Dokumentenanhänge als ZIP-Archiv, die innerhalb des Wirtschaftsjahres im System erzeugt oder abgelegt wurden.
Sie müssen selbst auf die Einhaltung der Regeln der GOBD achten. Das heisst, das Sie die erhaltenen ZIP-Archive unveränderlich abspeichen und aufbewahren müssen (Z.B.: DVD-ROM). Fragen Sie dazu Ihren Wirtschaftprüfer.