System mit ersten Geschäftsdaten bestücken

Die ersten Geschäftsdaten, die durch OpenZ eingerichtet werden müssen, sind die Mitarbeiterdaten des Systemadmin (ggf. GF) der nach Übergabe das System weiter betreut, sowie testen des Dokumentenlayouts. Es muss also der Mitarbeiter und Login-Daten angelegt und eine Rolle zugewiesen werden. Fürden Test des Dokumentenausdruckes sind zunächst Testdaten anzulegen, welche später wieder gelöscht werden sollten.
Voraussetzung für die Bearbeitung nachfolgender Punkte ist die zuvor erfolgte System Grundeinrichtung.

01. Mitarbeiter anlegen

  • Pfad: Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter
  • Neuen Datensatz anlegen
Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter anlegen

  • Folgende Pflichtfelder Ausfüllen: Unternehmen, Suchschlüssel (Personalnummer)Geschäftspartner (Mitarbeiter) Name, Genehmigungssumme, Geschäftspartner Gruppe.
Haken setzen
Haken setzen

  • Entsprechend der Aufgabe im Betrieb wird für den jeweiligen Mitarbeiter, einer oder mehrere folgender Haken gesetzt: Aktiver Mitarbeiter, Einkäufer, Verkäufer, Projekt Supervisor, Projektmanager (z.B.: GF bekommt alle Haken)
Geschäftspartner Gruppe
Geschäftspartner Gruppe

  • Geschäftspartner Gruppe einstellen: Mitarbeiter
  • Speichern

 
02. Nutzer anlegen

Ist der Mitarbeiter angelegt, wurde automatisch dazu auch ein zugehöriger Datensatz für einen Nutzer angelegt. Nur den Nutzern die auf das System zugreifen sollen, müssen dann Nutzername, Passwort, Rolle und Standardeinstellungen zugewiesen werden.

(Ein Nutzer des Systems ist im Standardfall ein Mitarbeiter der Firma. Es könnte aber auch ein externer Handelsagent oder Berater sein, dem Zugriff auf das System gewährt wird. Für diese Nutzer muss ggf. ein neuer Datensatz angelegt werden.)

Nutzer anlegen
Nutzer anlegen

  • Pfad: Einstellungen || Sicherheit || Nutzer  ||  Nutzer
  • vorhandenen Datensatz des Mitarbeiters auswählen und öffnen (ggf. neuen Datensatz anlegen)
  • In der Detailansicht folgende Pflichtfelder ausfüllen:
    Organisation, Name (bei angelegten Mitarbeitern automatisch vorhanden)
  • Nutzernamen für User anlegen
  • Passwort: auf das Schlüsselicon klicken (Siehe oberes Bild) und in dem sich öffnenden Popupfenster ein PW vergeben
  • Datensatz speichern
  • in den Unterreiter Rollen wechseln
  • Pfad: Einstellungen || Sicherheit || Nutzer  ||  Nutzer  >>  Rollen
Rolle auswählen
Rolle auswählen

  • In der Detailansicht folgende Pflichtfelder ausfüllen: Organisation, Rolle
  • Auswahl Rolle: "System Admin" für die Ersteinrichtung
  • Datensatz speichern

Vergleiche dazu auch den Beitrag Nutzer

 

03.  Prüfung des Dokumentenlayouts

Für die Ersteinrichtung ist es meist nötig das Dokumentenlayout zu Prüfen, dafür müssen zuerst die Vorbelegung Ausdrucke  ausgefüllt werden.

3.1 Vorbelegung Ausdrucke

Vorbelegung Ausdrucke
Vorbelegung Ausdrucke

  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Vorbelegung Ausdrucke
  • neuen Datensatz anlegen
  • Anschriften, Adresszeilen, Fußzeilen, je nach Kundenwunsch bestücken
  • Datensatz speichern

Info: Fußzeile 5 = Mitte, bei Nutzung von nur 3 Fußzeilen

Vergleiche dazu auch den Beitrag Einstellungen für Ausdrucke (PDF)

 

3.2 Logo einfügen

Logo auswählen
Logo auswählen

Voraussetzung: die entsprechende Grafikdatei muss auf dem eigenen Rechner gespeichert sein. Empfohlen wird .png oder .jpg.

  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation >>  Details
  • Den Grafikplatzhalter/vorhandenes Logo in der Zeile "Standard Firmen Logo für Dokumente" klicken.
  • Ein Popupfenster ("Bildauswahl") öffnet sich.
  • Dort "durchsuchen" klicken und Grafik auf dem eigenen Rechner auswählen.
  • Im Fenster "Bildauswahl" mit einem klick auf "uplod" bestätigen
  • Datensatz speichern

Info: Eventuell ist es nötig das Logo mit einer 'unsichtbaren Fläche' zu vergrößern oder zu verkleinern um es in die gewünschte Größe zu bekommen.

 

Danach ist es notwendig einen Test-Geschäftspartner und einen Test-Artikel anzulegen um eine Test-Rechnung erzeugen zu können.

3.3 Anlegen Geschäftspartner zu Testzwecken

  • Pfad: Stammdaten || Geschäftspartner  ||  Geschäftspartner
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Mandant, Organisation, Suchschlüssel, Name, Geschäftspartnergruppe
  • Eintrag Suchschlüssel: z.B. Test
  • Eintrag Name: z.B. Testpartner
  • Datensatz speichern
  • In den Unterreiter "Kunde" wechseln
  • Anschließend einen Haken bei: "Kunde" setzen
  • Datensatz speichern

3.4 Anlegen Artikel zu Testzwecken

Artikel anlegen
Artikel anlegen

  • Pfad: Stammdaten || Artikel  ||  Artikel
  • neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Einheit, Produktart, Produkt-Typ
  • Eintrag Suchschlüssel: z.B. Test
  • Eintrag Name: z.B. Testartikel
  • anhaken: Verkauf
  • Datensatz speichern

3.5 Anlegen Rechnung zu Testzwecken

Rechnung erstellen
Rechnung erstellen

  • Pfad: Vertrieb || Rechnungen an Kunden  ||  Rechnungen
  • neuen Datensatz anlegen
  • Die makierten Pflichtfelder ausfüllen: Organisation, Dokumentennr.,
  • Zielbelegart, Rechnungsdatum, Buchungsdatum, Geschäftspartner, Partneradresse,
  • Preislisten, Zahlungsregel, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen.
  • Auswahl Geschäftspartner: z.B. Testpartner
  • Datensatz speichern
  • in den Unterreiter Position wechseln
Position erstellen
Position erstellen

  • neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Positionsnr., Artikel, Berechnet, Preis je Mengeneinheit, Steuer
  • Auswahl Artikel: z.B. Testartikel
  • Datensatz speichern
  • zurück in die Kopfmaske "Rechnung" wechseln 
  • (Datensatz nicht aktivieren)
  • oben auf das Icon des Druckers klicken
  • im sich öffnenden Druck-Popup je nach Version eine Belegart wählen z.B. Report Dienstleistung oder Warenlieferung oder Standardreport.
  • Button anklicken "nein, einfach nur drucken"
  • das sich nun anbietende PDF-Dokument öffnen und optisch den Ausdruck prüfen,
  • sitzt das Logo gut?
Nach erfolgreichem Test sind die angelegten Testdaten in umgekehrter Reihenfolge wieder zu löschen. Also
  • Rechnungsposition
  • Rechnung
  • Artikel
  • Geschäftspartner

Anschließend das System dem künftigen SystemAdmin übergeben.

 

Für Alle die das System dann weiter einrichten geht es dann mit der Anleitung Geschäftsdaten anlegen weiter.

Beitrag zuletzt überarbeitet: 21.11.2016