System Grundeinstellungen

Um OpenZ mit Geschäftsdaten füllen zu können, sind einige Grundeinstellungen notwendig.

Die folgenden Grundeinstellungen spiegeln die Vorgehensweise der Mitarbeiter von OpenZ und stellen den Auslieferungszustand dar, wenn Ihr System von OpenZ installiert wurde.  Bitte ändern sie die Benamungen der Datensätze nach Übernahme des Systems entsprechend Ihrer eigenen Vorgaben.

Installieren Sie OpenZ selber, müssen Sie die folgenden Schritte selbst vornehmen. Dabei können Sie selbstverständlich die Namen für Gruppen, Lager usw. frei definieren.

! Vor allen anderen Einstellungen, sollten die Mitarbeiter von OpenZ zuerst das Passwort für die User "service" (systemadmin) und "openz" (developer) ändern! Diese User sind für den Support der Servicemitarbeiter vorgesehen.

Wie Sie das Pw ändern, lesen Sie ---> Nutzer

Führen sie die folgenden Einstellungen als User Service in der Rolle System-Admin aus!

1. Mandant einstellen + Organisation anlegen

Wenn Sie OpenZ erhalten, sind 2 Mandanten voreingestellt

1. Der Mandant "System", der im Wesentlichen die Entwicklerebene darstellt. Dieser Mandant darf nicht verändert oder gar gelöscht werden !!!

2. Der Mandant "Umzubenennen" ist ein Platzhalter für das einzurichtende Unternehmen und ist das "Firmensystem" selbst. Diesen Mandanten bitte entsprechend des einzurichtenden Unternehmens ändern. (An dieser Stelle unterscheidet sich OpenZ von Programmen, wo der Mandant die Firma darstellt. In OpenZ wird die Firma durch die "Organisation" abgebildet.)

Mandant

  • Pfad: Einstellungen || Mandanten || Mandant  ||  Mandant
  • Pflichtfelder: Suchschlüssel, Name,
  • Haken „Mehrsprachige Dokumente“ setzen
    ggf. Auswahl "Sprache"
  • Datensatz speichern 
Mandant ändern
Mandant ändern

 


Organisation

 Die Organisation stellt im System die Firma dar. Ist nur eine Firma vorhanden, genügt es, eine Organisation anzulegen, sind mehrere Firmen vorhanden, können auch mehrere Organisationen angelegt werden. Jede Organisation/Firma kann dann ganz eigenständig geführt werden. Durch die Verteilung entsprechender Rollen ist es dann möglich zu steuern, welcher Nutzer auf welche Organisation Zugriff hat. So ist es z.B. denkbar, dass der Mitarbeiter der Firma A nur auf die Firma A Zugriff hat, während die Geschäftsführung und Administration auf Firma A +B + ... zugreifen kann.

Bevor sie eine Organisation anlegen, existiert bereits die Organisation "*", die aber nicht in der Tabellenansicht dargestellt wird, sie dient als Platzhalter für „alle Organisationen“ und ermöglicht den Überblick über Firma A + B. Alle Einstellungen die Firmenübergreifend gelten sollen, müssen mit der Organisation * eingestellt werden. Sie sollten die genaue Zuweisung von Daten zu einer Ihrer Organisationen pflegen, auch wenn Sie nur eine Organisation mit OpenZ verwalten.

  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation || Organisation
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Suchschlüssel, Name, Organization Type
  • Organization Type „legal with accounting“ auswählen, d.h. Kontierung möglich (empfohlen)
  • Datensatz speichern
  • Vom System abmelden und erneut anmelden (erst dann erscheint die neue Organisation im Grid)
  • Haken „Erlaube Perioden Kontrolle“ setzen
  • Kalender „Kalender Jahresweise“ oder „Kalender Monatsweise“ auswählen
    (je nach gewollten Buchungsperioden)
  • Datensatz speichern
Organisation
Organisation einrichten

 

 
Kontierungsschema einstellen

Eine Organisation benötigt zwingend ein Kontierungsschema (SKR3 oder SKR4), da jeder Vorgang gleichzeitig im Buchhaltungsmodul gebucht wird. Das Kontierungsschema stellt die Art und Weise der Buchung dar.
 

  • wechseln: in den Unterreiter "Org Schema"
  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation || Organisation » Org Schema
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Kontierungsschema, Steuer
  • Kontierungsschema „SKR4 / EURO“ oder „SKR3 / EURO“ auswählen
  • (für Organisationen im Ausland zuerst einen entsprechenden Steuersatz anlegen und diesen
    dann hier auswählen. Steuersatz anlegen siehe unten)
  • Datensatz speichern

 

Kontierung
Kontierung bestimmen

 

  • wechseln: in die Kopfmaske
  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation || Organisation
  • Mit „Organisation generieren“ Organisation anlegen
    (durch das Anwählen des Buttons werden u.a. die Konten nach dem Kontierungsschema fest geschrieben)

 
1.1 Organisation wechseln

Ab Version 3.0 muß für den nachfolgenden Punkt 2. nun zuerst die Organisation in den Usereinstellungen gewechselt werden, da die Organisation *, keine Defaultwerte für den Buchhaltungskalender besitzt.

  • anwählen (links oben ): Service (System Admin)
  • auswählen (im Popup): Feld Organisation --> die neu generierte Organisation
  • anwählen (im Popup): OK

 Bitte achten Sie nun im weiteren für jeden Punkt darauf, ob die eingegebenen Daten
 für mehrere Organisationen oder nur für eine Organisation gelten sollen.

  • Geltung für mehrere Organisationen --> Auswahl *
  • Geltung nur für spezielle Organisation --> Auswahl gewünschte Organisation wählen.

     

2. Öffnen/Schließen der Buchungsperiode

Die Öffnung der Buchungsperiode führt dazu, dass Buchungen zu Ihren Vorgängen durchgeführt werden können. Je nachdem, welchen Kalender Sie für Ihre Geschäftsperioden verwenden, öffnen Sie monatlich oder jährlich die jeweils neue Buchungsperiode und schließen gleichzeitig die alte Buchungsperiode. In geschlossene Buchungsperioden kann nicht mehr gebucht werden.

 

Buchungsperioden
Buchungsperioden öffnen

 

  • Pfad: Buchhaltung || Kontoführung || Transaktionen || Buchungsperiode öffnen / schließen  ||  Perioden öffnen/schließen
  • neuen Datensatz anlegen
  • Aktuelles Geschäftsjahr/-monat (z.B. „2015“ oder "Dec-15") auswählen (falls im Feld "Jahr"
    kein Eintrag auswählbar ist, klicken Sie bitte einmal die ESC-Taste).
  • ggf. muß vorher noch das Geschäftsjahr mit einer oder mehreren Perioden angelegt werden *
  • Buchungsperiode Aktion „Periode öffnen“ (oder „Periode schließen“) auswählen
  • "Verarbeiten" (grüner Button).

Anschließend sind unter:
Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Perioden Aufsicht
die erstellten Buchungsperioden im Status "offen" zu finden. Es wird zwar nur der Dokument Basistyp "Debitoren Rechnung" als offen angezeigt, bedeutet aber, dass die Periode(n) für alle Geschäftsfälle geöffnet ist (sind).

* Anlegen des neuen Geschäftsjahres und einer Periode:

  • Pfad: Buchhaltung || Kontoführung || Kontierungseinstellungen || Geschäftsjahr und Perioden 
    ||  Kalender  >>  Jahre
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Organisation  * einstellen
  • Wirtschaftsjahr: gewünschtes Jahr eintragen
  • Speichern des Datensatzes, wenn sie nur eine Periode für das Geschäftsjahr anlegen möchten.

 

Geschäftsjahr anlegen
Geschäftsjahr anlegen

 

  • In den Unterreiter "Periode" wechseln
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation (*), Mandant, Buchungsperiode Nr. (1), Name,  Startdatum + Enddatum, Buchungsperiode Art
  • Eintrag Buchungsperiode Nr.: z.B. "1"
  • Eintrag Name: z.B. Buchungsjahr 2015
  • Eintrag Startdatum + Enddatum (Geschäftsjahr): z.B. 01.01.2015 + 31.12.2015
  • Buchungsperiode Art: "Standard Buchungsperiode" einstellen
  • Datensatz speichern.

 

Buchungsperiode anlegen
Buchungsperiode anlegen

 

* Anlegen des neuen Geschäftsjahres mit monatlichen Perioden:

  • Pfad: Buchhaltung || Kontoführung || Kontierungseinstellungen || Geschäftsjahr und Perioden  ||  Kalender  >>  Jahre
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Organisation  * einstellen
  • Wirtschaftsjahr: gewünschtes Jahr eintragen
  • "Perioden anlegen" wählen. (Anschließend sind über den Reiter "Perioden" die monatlichen Perioden für das neue Geschäftsjahr an).

    Info: Durch Periode anlegen werden monatliche Buchungsperioden angelegt, die einzeln geöffnet und geschlossen werden können. Dabei ist zu beachten, dass in eine permanent geschlossene Buchungsperiode nicht mehr gebucht und für Änderungen auch nicht mehr geöffnet werden kann. Falls sie nur geschlossen wurde (nicht permanent), könnte sie z.B. für nachträgliche Buchungen noch einmal wieder geöffnet werden !!! Befragen Sie ggf. Ihren Buchhalter oder Steuerberater zu diesem Thema.
Buchungsperioden anlegen
Buchungsperioden anlegen 

 

 
3. Preisliste anlegen


Preislisten

Im Grundsatz steuern Preislisten bei den Preisen 2 dinge:

1. Die Währung

2. Ob es sich um einen Brutto oder Netto Preis handelt

Entsprechend muss für jede Währung eine eigene Preisliste angelegt werden und es ist zu definieren ob sich um eine Brutto oder Nettopreisliste handelt. Im weiteren ist dann noch Einzustellen ob es sich um eine Einkaufs- oder Verkaufspreisliste handelt. Den Verkaufspreislisten können dann später die zu verkaufenden Artikel zugeordnet werden. Die Einkaufspreislisten werden 'nur' technisch benötigt um die Währung sowie Brutto/Netto zu steuern, jedoch werden ihr keine Preise zugeordnet. EK-Preise sind im Artikel dem jeweiligen Lieferanten zuzuordnen.

Den Geschäftspartnern kann später eine Preisliste standardmäßig zugeordnet werden. Es ist auch möglich für spezielle Geschäftspartner eigene Preislisten zu definieren, die nur für diesen Geschäftspartner gelten.

  • Pfad: Stammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Name, Währung
  • Anlegen von mindestens zwei Preislisten - z.B. „Preisliste Einkauf“ und „Preisliste Verkauf“
  • Bei „Preisliste Verkauf“ die Haken „Standard“ und „Verkauf Preisliste“ setzen ( Nur eine Preisliste darf den Haken Standard besitzen!)
  • Datensatz speichern
Preisliste anlegen
Preisliste anlegen

 

 
Preislistenversionen

Jede Preisliste benötigt zwingend eine Preislistenversion, ansonsten funktioniert die angelegte Preisliste nicht.

Die Versionierung Ihrer Preislisten bietet die Möglichkeit, jederzeit in älteren Preislisten nachsehen zu können, was der Artikel in einem bestimmten Zeitraum einmal gekostet hatte.

Anlegen von Preislistenversionen:

  • Pfad: Stammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten » Versionen
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Name, Gültig von
  • Für jede Preisliste mindestens eine Preislistenversion anlegen
  • Datensatz speichern
Preislistenversionen
Preislistenversionen

 

 
4. Geschäftspartnergruppen anlegen

Geschäftspartnergruppen erlauben eine freie Einteilung der Geschäftspartner. Beispielsweise lassen sich Geschäftspartner nach Standorten (Bremen, Berlin, Paris) oder nach Funktionen wie z.B. Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter usw. aufteilen. Die Einteilung in bestimmte Gruppen dient hierbei der Übersichtlichkeit sowie der Auswertbarkeit und wird für diverse Filterfunktionen in OpenZ verwendet. Jeder Geschäftspartner muss zwingend einer Gruppe zugewiesen sein. Es wird min. 1 Gruppe zwingend benötigt, empfohlen werden wenigstens die 3 Gruppen "Kunden", "Lieferanten" und "Mitarbeiter". (Generell werden Mitarbeiter in OpenZ als Geschäftspartner des Unternehmens geführt, auch wenn Sie unter Mitarbeiter angelegt werden).

  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Geschäftspartnergruppen || Gruppen
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
  • Anlegen mindestens einer Gruppe - z.B. Allg. Geschäftspartner
  • Haken "Standard" setzen
  • Datensatz speichern
Geschäftspartner Gruppen
Geschäftspartner Gruppen anlegen

 

 
5. Artikelkategorien anlegen

Wie bei den Geschäftspartnergruppen können auch Artikel frei in Gruppen bzw. Kategorien aufgeteilt werden. Jeder Artikel muss einer Kategorie zugewiesen werden. Es ist mindestens eine Artikelkategorie anzulegen.

  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Artikel-Kategorie || Artikel-Kategorie
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
  • Anlegen mindestens einer Kategorie - z.B. Allg. Artikel
  • Haken "Standard" setzen
  • Datensatz speichern
Artikelkategorien anlegen
Artikelkategorien anlegen

 

Info: In den Artikel-Kategorien können auch die Kontierungen für Artikel vorgenommen. So können z.B. unterschiedliche Kontierungen für gelagerte Artikel (z.B.:Aufwandskonto=Wareneingang) und nicht gelagerte Artikel/Dienstleistungen (z.B.:Aufwandskonto= sonst. Betriebl. Aufwendungen) eingestellt werden. Sie können auf Ebene des Systems im Kontierungsschema, auf Ebene der Steuersätze, der Artikelkategorie und/oder der Artikel eine Kontierung hinterlegen. Letzere ist die detaillierteste Variante.

Nähere Informationen zur Kontierungshinterlegung finden Sie hier: Kontierung

 
6. Lager anlegen

Lager

Für eine Materialwirtschaft muss zwingend ein Lager existieren. Mit OpenZ lassen sich jedoch mehrere Lager verwalten, die wiederum mehrere Lagerorte beinhalten können.

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Standort/Anschrift, Zwischenzeichen
  • Datensatz speichern
Lager anlegen
Lager anlegen

 

Lagerort

Ein Lager benötigt zwingend mindestens einen Lagerort, um die genaue Position Ihrer Artikel im Lager anzeigen und verwalten zu können. Die Anzahl der verschiedenen Lagerorte ist nicht begrenzt und ermöglicht Ihnen eine feine Unterteilung Ihres Lagers in z.B. Hauptlager, Retourenlager, Reparaturlager etc. Einer der Lagerorte eines Lagers muss als Standard definiert werden.

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager » Lagerort
  • Neuen Datensatz anlegen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Relative Priorität, Gang (X), Ort (Y), Ebene (Z)
  • Haken "Standard" setzen (Je Lager nur 1 mal!)
  • Datensatz speichern
Lagerort auswählen
Lagerort anlegen
 
Für weitere Informationen zum Thema Lager siehe:

https://www.openz.de/open-source-erp-lagerverwaltung/lager-erstellen.html

 
7. Steuersätze einstellen

Die Steuersätze sollten einmal kontrolliert werden, für Organisationen im Ausland müssen ggf. neue Steuersätze erst noch erstellt werden:

  • Pfad: Buchhaltung || Kontoführung || Kontierungseinstellungen || Steuersätze  ||  Steuersätze
  • Organisation muss bei organisationsübergreifender Steuer auf * stehen - bei Steuersätzen, die nur für eine Organisation gelten, sollten auch die konkrete Organisation eingetragen haben
  • der eingetragene Name (z.B. MwSt 7%) muss auch im Feld "Text auf Ausdruck" stehen
  • Beschreibung leer lassen
  • Land hat nur informativen Charakter und keine Steuerungsfunktionen (kann, muss aber nicht gefüllt werden)
  • Haken "aktiv" setzen
  • Datensatz speichern

    Auch die Übersetzungen für jeden zuvor bearbeiteten Datensatz sollten ggf. folgendermaßen geändert/angelegt werden:
  • Pfad: Buchhaltung || Kontoführung || Kontierungseinstellungen || Steuersätze  ||  Steuersätze  >>  Übersetzung
  • Organisation entweder * oder die konkrete Organisation eintragen
  • Haken "Aktiv" und "Übersetzt" setzen
  • der eingetragene Name (z.B. MwSt 19%) muss auch im Feld "Text auf Ausdruck" stehen,
    ggf. in englischer Übersetzung
  • Beschreibung leer lassen
    bei Änderungen alle Datensätze unter diesem Reiter berücksichtigen

 
8. Vorkonfiguration Ausdrucke und Email

Für das drucken von Dokumenten und versenden von Emails müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

  • PfadEinstellungen || Mandanten || Mandant  ||  Mandant  >>  Email Konfiguration Dokumentenversand
  • richtigen Mandanten gewählt ? (nicht System!)
  • eintragen:  Smtp Server → localhost (in OpenZ-VM)
  • eintragen: Smtp Server Konto → localhost (in OpenZ-VM)
  • eintragen: Smtp Server Password → XXX (in OpenZ-VM)
  • eintragen: BCC-Postfach gesendete Dokumente → gültige Emailadresse (Funktioniert als Protokollaccount)
  • eintragen: Zentrale Absender EMail (Dokumente) → gültige Emailadresse (Wenn in den Mails nicht der Verkäufer als Asender auftauchen soll)

Unter folgendem Pfad muss ein Datensatz existieren

Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Konfiguration Ausdrucke

 

9. Einstellung Systemkonfiguration

Unter folgendem Pfad muss ein Datensatz existieren

Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Konfiguration Optionen

Es muss ein Haken gesetzt sein für die erste Option: Standard in allen Organisationen ohne eigene Einstellung

Info

Hier nur weitere Haken aktivieren oder deaktivieren wenn deren Auswirkung ausdrücklich gewünscht oder unerwünscht ist. Am besten das Verhalten in einem Testsystem kontrollieren.

 

10. Einstellen Prozesse

Automatische Prozesse berechnen und aktualisieren Daten in OpenZ. Folgende Prozesse sind mindestens anzulegen. Die einzelnen Einstellungen können auf der Homepage im Demosystem nachgeschaut werden.

Pfad: Einstellungen || Prozesse und Einstellungen || Prozess Anfrage  ||  Prozess Anfrage
  • Log Clean Procedure → löscht einmal am Tag aus vorigen Prozessen generierte, alte, überflüssige Datensätze und entlastet damit die Datenbank.
  • Update Material Planning → für alle Materialplanungen im System. 5 ist das niedrigste Intervall in Sekunden das hier gewählt werden sollte. 
  • Alert Process → Für die Generierung von internen und externen Systembenachrichtigungen (Alerts) wie z.B. CRM-ToDo's
  • Prozess Übernahme ins Hauptbuch → ein automatischer Buchungslauf, welcher die Rechnungen auf die voreingestellten Kontierungen bucht. Zunächst ohne Intervall einrichten, nur einmalige Ausführung.
  • Update Projekt Status → Für die Kostenkalkulation in Projekten. Also nur bei Verwendung des Projektmanagements einrichten.  5 ist das niedrigste Intervall in Sekunden das hier gewählt werden sollte.
Ob Prozesse laufen kann kontrolliert werden unter
PfadEinstellungen || Prozesse und Einstellungen || Prozess Monitor  ||  Prozess ausführen

Da hier leicht tausende Datensätze zusammenkommen, kann das laden der Daten etwas dauern.

Info
Sollten Prozesse schon vorhanden sein aber nicht laufen, ist es das einfachste diese Prozesse zu löschen und einfach neu anzulegen.
 
 
Danach geht es mit der Anleitung Erste Geschäftsdaten anlegen weiter.
überarbeitet: 09.01.2017