SEPA-Bankanweisung und Bankeinzug

1. Vorarbeiten


Im Stamm der Hausbank muss eine Gläubiger ID hinterlegt werden:

SEPA Bankeinzug anweisung 1

Im Kunden- / Lieferantenstamm müssen Mandatsreferenz und -datum hinterlegt werden.

SEPA Bankeinzug anweisung 2


2. Bankanweisung bei Verbindlichkeiten


(Prozess: Bestellung, Lieferantenrechnung, SEPA Bankanweisung )
Einstieg nach Buchen der Lieferantenrechnung

Zunächst ist der Prozess Übernahme ins Hauptbuch zu wählen, damit die Buchung im Hauptbuchjournal zu sehen sind:

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Z.B. über Doppelklick das Detail des Datensatzes aufrufen und den Button ungeplanter Prozess anklicken.

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Die Meldung erscheint, dass der Prozess abgeschlossen wurde.

SEPA Bankeinzug anweisung 5


Nun das Hauptbuchjournal aufrufen:

SEPA Bankeinzug anweisung 6

Warenausgang und Vorsteuer ist gegen Verbindlichkeiten gebucht.



Bankdaten erstellen (SEPA):
Nun wird die Datei in OpenZ erstellt, mit der über die Bankensoftware die "Überweisungsaufträge" an die Bank übergeben werden.

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wichtig hier: Transaktionstyp „SEPA-Bankanweisung“ wählen.

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Da die Rechnung mit 2% Skonto gebucht wurde, sind hier 10,71 Euro eingetragen. Falls eine Teilzahlung erfolgen soll, würde im Feld Betrag entsprechend geändert (Skontobetrag ev. löschen), ein Eintrag im Feld „Kosten“ (hier 5 Euro) wird zu der Überweisungssumme hinzugerechnet.
Anmerkungen: Bei Bankeinzug (Forderungen) hat ein Wert in diesem Feld keine Auswirkung.
Position markieren und OK.

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Es ist noch keine Buchung durchgeführt worden, die Transaktionssumme hat sich aber um 5 Euro erhöht. Erst über den Button „SEPA Datei erstellen“ und des Prozesses Übernahme ins Hauptbuch wird die Buchung im Journal sichtbar:

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Die SEPA Datei ist erstellt und kann über die Bankensoftware verarbeitet werden.
Unten das Hauptbuchjournal nach Prozess Übernahme ins Hauptbuch:

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Zeitpunkt T1:

Die Verbindlichkeiten sind ausgeglichen, das Technische Zwischenkonto Bank ist mit dem Betrag belastet worden und die Skontobuchung mit Steuerkorrektur ist zu sehen.

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Der Kontoauszug zeigt die Abbuchung und wird nun in OpenZ erfasst, dazu wieder Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen und „Stapel als ausgeglichen markieren“ wählen, anschließend erscheint der Button "Prozess rückgängig".
Das Hauptbuch-Journal nach Prozessübernahme ins Hauptbuch zeigt die Kontobewegungen:

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Zeitpunkt T2:

Das technische Zwischenkonto ist ausgeglichen, 5 Euro dem Konto „Nebenkosten des Geldverkehrs“ belastet und Bankausgang über die Gesamtsumme.

3. Bankeinzug bei Forderungen


(Prozess: Kundenauftrag, Kundenrechnung, SEPA Bankeinzug )
Im Kundenstamm muss eine Mandatsreferenz und ein -datum hinterlegt sein.

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Einstieg nach Buchen der Kundenrechnung (wichtig: beim Erfassen der Kundenrechnung die Zahlungsregel „Bankeinzug“ zu wählen).
Das Hauptbuchjournal zeigt folgende Buchung:

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Forderungen sind gegen Umsatzsteuer und Erlöse gebucht.
Für den Einzug das Menü Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen:


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Wichtig: Transaktionstyp: SEPA Bankeinzug einstellen, dann „Auswahl Positionen“ anklicken:

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Die Forderung ist um den Skontobetrag reduziert, Position markieren und OK.

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Nun die SEPA Datei erstellen:

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Die Datei kann über die Bankensoftware weiterverarbeitet werden.
Nach Starten des Prozesses „Übernahme ins Hauptbuch“ sind die Buchungen im Journal zu sehen:

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Zeitpunkt T1:

Die Journaleinträge 37 + 38 sind erzeugt worden:
Der Forderungsausgleich mit Gegenbuchung auf dem Technischen Zwischenkonto Bank und die Skontobuchung (Forderungsreduzierung mit der Steuerkorrektur).

Für die Erfassung des Kontoauszuges (hier: erfolgreicher Bankeinzug) wieder das Menü Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen:

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„Stapel als ausgeglichen markieren“ wählen.
Der Button „Stapel zurücksetzen“ kommt zum Einsatz, wenn der Einzug nicht erfolgreich war (z.B. wegen falscher Bankdaten oder fehlender Kontodeckung).

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Nach erneuter Prozess-Übernahme ins Hauptbuch ist der Vorgang abgeschlossen:

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Zeitpunkt T2:

Die Bank hat den Rechnungsbetrag (abzüglich Skonto) gutgeschrieben bekommen, das Technische Zwischenkonto Bank ist nun ausgeglichen.



4. Vorgehen bei nicht erfolgreichem SEPA-Bankeinzug

Der Zeitpunkt ist entscheidend für die Art der Vorgehensweise:
Vor T2 bedeutet: es ist noch kein Zahlungsabgleich gebucht worden, der Ausgleich des Offenen Postens kann noch zurückgenommen werden.
Nach T2 ist dies nicht mehr möglich, dazu später...


4.1 Zeitpunkt: vor T2

Situation: Kundenrechnung ist gebucht und Prozess Übernahme ins Hauptbuch wurde angestoßen:

SEPA Bankeinzug anweisung 24

Damit besteht eine Forderung über 4998,00 Euro (unterster Journaleintrag):
SEPA Datei erstellen:

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Forderung ist ausgeglichen, Technisches Zwischenkonto Bank im Soll.
Kontoauszug der Bank: Einzug war nicht erfolgreich.
Im Menü Bankdaten erstellen (SEPA) den Stapel zurücksetzen:

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Die obige Buchung (Technisches Zwischenkonto Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) wird zurückgenommen, nicht anhand von Gegenbuchungen storniert, sie ist im Journal nicht mehr vorhanden.

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Die Forderungsposition ist noch in den SEPA-Bankdaten enthalten und muss gelöscht werden:

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Dazu in die Position verzweigen, markieren und löschen.
Vor dem Löschen der Position:

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Im Abgleich Kontoauszug ist der Offene Posten nicht vorhanden, ist noch gesperrt durch die nicht gelöschte Position.
Nach dem Löschen:

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Erst jetzt ist der Offene Posten bei einem erneuten Bankeinzug über den Button „Auswahl Positionen“ wieder aktivierbar.

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SEPA Datei erstellen:

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Vorgang abschließen über „Stapel als ausgeglichen markieren“.

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Hauptbuchjournal:

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4.2. Zeitpunkt: nach T2


Der Zahlungsabgleich ist bereits gebucht, damit kann der Prozess nicht mehr rückgängig gemacht werden. Der Kontoauszug zeigt die Belastung des Bankkontos mit dem Forderungsbetrag . Über den manuellen Buchungsstapel muss diese Buchung erfasst werden (Technisches Zwischenkonto Bank an Bank).

Wenn eine Lastschrift, die über SEPA-Bankeinzug nicht eingelöst wird, also zunächst dem Hausbankkonto gutgeschrieben, dann aber wieder zurückgebucht wird, kann folgendermaßen vorgegangen werden:
Bei zurückgewiesenen Lastschriften stellt in OpenZ folgendes Vorgehen einen GOB-konformen Ablauf dar, der auch die Offenen Posten für Mahnungen korrekt beinhaltet:
1. Original-Rechnung geht an den Kunden, SEPA Lastschrift erfolgt, die Rechnung wird ausgeglichen und dem Bankkonto gutgeschrieben (z.B. am 18.03.).
2. Die Rechnung kommt zurück und wird am 22.3. samt Gebühr dem Konto belastet.
3. Eine interne Gutschrift wird erstellt, um die Buchung der Bank zu dokumentieren (den Button "Erstellen aus anderem Dokument" verwenden, dann manuell die Position mit der Gebühr einfügen). Die Gutschrift enthält auch die Gebühr und wird nicht als Dokument verschickt.
4. Die Gutschrift wird im Bankabgleich ausgeglichen (22.03.).
5. Eine Rechnung (nur für den internen Gebrauch) wird erstellt, um erneut einen offenen Posten zu erzeugen (z.B. die Original-Rechnungsnummer + Text "Rücklastschrift")
6. Eine Rechnung über die Gebühr wird erstellt und an den Kunden versandt.