Betriebskalender & Kalenderfunktionen

Der Betriebskalender ist in OpenZ für 2 Dinge verantwortlich:

  • Berechnung der Produktionszeiten im Modul Herstellung
  • Schaffung der Rahmenbedingungen, für die Einsatzzeit von Mitarbeitern und Maschinen im Modul Projektmanagement (PM)

Dieser Artikel beschäftigt sich nur mit 2.

Alle Einstellungen die mit den Kalenderfunktionen getroffen werden, haben unmittelbare Auswirkung auf die Ressourcenplanung im PM und den daraus resultierenden Einsatzplan.

 
Voreinstellungen

Betriebskalender (Bk)

Der Betriebskalender könnte auch Systemkalender bezeichnet werden. Er liefert die Grunddaten auf die sich alle weiteren Kalenderfunktionen beziehen. Da im System verschiedene Organisationen mit Standorten in unterschiedlichen Ländern angelegt werden können, muss der Betriebskalender sich neutral verhalten. Daher werden Feiertage und andere Ereignisse auf den nachfolgenden Ebenen eingestellt.

Die Definition der Feiertage und Ereignisse geschieht unter dem Punkt Kalender Ereignis.

(Die Einstellungen des Bk selber können nur über einen Datenbankeingriff individualisiert werden)

Menü
MenüKalenderfunktionen im Menü

Es gibt 3 Kalenderebenen, die eine hierarchische Ordnung bilden. Dabei gilt generell: individuelle Einstellungen vor allgemeinen Einstellungen.

  • Systemebene: Einstellungen aus dem Betriebs-(System)kalender gelten immer, solange sie nicht durch Kalender Einstellungen, im Allgemeinen bei Organisation, oder im Einzelnen bei Mitarbeiter oder Maschine abgelöst werden.
  • Organisationsebene: Einstellungen in der Organisation gelten immer, solange sie nicht durch Kalender Einstellungen im Einzelnen bei Mitarbeiter oder Maschine abgelöst werden.
  • Individuelle Ebene: Kalender Einstellungen bei Mitarbeiter oder Maschine gelten immer.

Standardmäßig ist der Betriebskalender auf folgendes eingestellt:

Standardeinstellung
Standardeinstellung Betriebskalender

  • Arbeitsbeginn: jeden Tag 8:00 Uhr
  • Arbeitszeit: Montag bis Freitag 8 h
  • Sonntag + Samstag 0 h

Kalender Ereignis

In dieser Maske werden alle Ereignisse definiert, die in den jeweiligen Ebenen dann auswählbar sind.

Kalender-Ereignis
Kalender-Ereignisse

Ereignisse werden benannt und der jeweiligen Ebene zugeordnet, z.B.:

Feiertage gelten allgemein in einer Organisation und sind daher dieser Ebene zuzuordnen. Krankheitstage und Lehrgänge sind Ereignisse die individuell einen Mitarbeiter betreffen und deshalb dem Mitarbeiterkalender zuzuordnen sind. TÜV + Wartung wiederum sind wichtige Ereignisse für Maschinen und werden daher dem Maschinenkalender zugeordnet.

Es können beliebige Ereignisse mit oder ohne Auswirkungen auf die Arbeitszeit erstellt werden.

Es ist möglich den Ereignissen verschiedene Farben zuordnen, mit der Sie im Einsatzplan angezeigt werden.

Desweiteren kann ausgewählt werden, ob zu dem Ereignis eine Erinnerung (alert) gesendet werden soll. Damit kann vermieden werden, dass ein von langer Hand geplantes Ereignis zum entscheidenden Zeitpunkt in Vergessenheit gerät.

Mit der Angabe zur Arbeitszeit wird dargestellt, mit welcher zeitlichen Menge das Ereignis einem Projekt zur Verfügung steht. Das Kalenderereignis Krank muß daher mit 0 Stunden eingetragen sein, da der  Mitarbeiter bei diesem Ereignis dem Projekt mit 0 Stunden zur Verfügung steht. Bei dem Kalenderereignis halber Urlaubstag muss 4h Arbeitszeit eingetragen sein (wenn 8h Soll-Arbeitszeit) , da der Mitarbeiter ja die hälfte des Tages noch beschäftigt ist.

Einstellung 'Halber Urlaubstag'
Einstellung 'Halber Urlaubstag'

(Wichtig! Die in dieser Maske mit „Betriebskalender“ benannte Auswahl ist irreführend! Die hier getroffenen Einstellungen gelten auf der Organisationsebene und nicht auf der Ebene Betriebskalender. Eine Umbenennung wäre zu überlegen!)

Kalenderfunktionen


Sowohl auf Organisationsebene als auch auf Mitarbeiter-/Maschinenebene gibt es die folgenden - als Reiter angeordneten - 3 Kalenderfunktionen:

  •     Kalender Einstellungen
  •     Kalender Ereignisse
  •     Kalender Übersicht
Reiter
Kalenderfunktionen in den Unterreitern

Die Kalenderfunktionen finden sich jeweils unter folgendem Pfad:

Organisation →

  • Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation || Organisation >> Kalender …

Mitarbeiter →

  • Pfad: Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter>> Kalender ...

Maschinen →

  • Pfad: Anlagenverwaltung || Maschine || Maschine>> Kalender ...

 
Kalender Einstellungen

Sollen allgemeine Arbeitszeiten innerhalb einer Organisation gelten, die nicht mit den Zeiten im Betriebskalender deckungsgleich sind, so stellt man dieses in den Kalender Einstellungen der Organisation ein.

Einstellungen Kalender
Einstellungen Kalender


Im Beispiel wurde gegenüber dem Betriebskalender von oben die tägliche Arbeitszeit auf täglich 10 h erhöht und der Arbeitsbeginn auf 6:00 Uhr vorverlegt. Der Grund könnte z.B. darin liegen, dass es ab dem 14.10. einen Bedarf an Mehrarbeit gibt und alle Mitarbeiter 2 Überstunden zu Ihren 8 Stunden Regelarbeitszeit leisten müssen.

Aber auch ein generell anderer Arbeitszeitbeginn wäre hier einzustellen.


 

Auswirkung:

Mitarbeiter, die im Projektmanagement in einem Projekt eingeplant werden, haben nur dann 100% Auslastung, wenn die veranschlagten täglichen Gesamtstunden im Projekt mit der täglichen Arbeitszeit in den Kalender Einstellungen übereinstimmen. Die Mitarbeiter würden im Einsatzplan in gelber Farbe dargestellt werden.

  • Werden im Projekt mehr Stunden veranschlagt, so steigt die Auslastung über 100%.
  • Werden im Projekt weniger Stunden veranschlagt, so sinkt die Auslastung unter 100%.


Beispiel:

Eine Projektaufgabe benötigt zur Abarbeitung 50 h.

Mit den Einstellungen im Betriebskalender von oben, kommt man auf eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 h. In diesem Fall benötigt ein einzelner Mitarbeiter 6,25 Tage, um die Aufgabe zu erledigen. Die Zeitspanne für die Projektaufgabe muss also auf 7 Arbeitstage veranschlagt werden.

Die Aufgabe soll aber innerhalb von 5 Tagen abgeschlossen werden.

Würde man jetzt nur die Zeitspanne in der Projektaufgabe auf 5 Arbeitstage verkürzen, hätte dies zur Folge, dass der Mitarbeiter im Einsatzplan rot dargestellt werden würde. Er müßte 50 h abarbeiten, obwohl er nur mit 40 h geplant ist. Die Auslastung steigt auf 125%.

Eine Anhebung der geplanten täglichen Arbeitszeit auf 10h, wie in den Kalender Einstellungen auf Seite 4 dargestellt, senkt die Auslastung des Mitarbeiters auf 100%. Der Mitarbeiter wird im Einsatzplan wieder gelb dargestellt.


TIP: Betrifft die Anhebung der geplanten täglichen Arbeitszeit, wie im Beispiel oben, nur einzelne Mitarbeiter, so ist es sinnvoller dieses in den Kalender Einstellungen der einzelnen betroffenen Mitarbeiter direkt einzustellen. Da die Einstellung auf Organisationsebene ja ggf. Auswirkungen auf andere Mitarbeiter, in anderen Projekten hat.

Kalender Ereignisse

Unter Kalender Ereignisse können je bei Organisation oder Mitarbeiter oder Maschine, die schon definierten Ereignisse (siehe oben), eingestellt und mit einem Geltungszeitraum versehen werden.

Mitarbeiter Ereignis
Mitarbeiter Ereignisse

Dieses können z.B. Feiertage sein oder langfristig geplante Ereignisse wie Urlaub oder Seminare, aber auch kurzfristige Ereignisse wie Krankheit.

Die individuellen Ereignisse von Mitarbeiter (z.B. Krankheit) und Maschine (z.B. Wartung) sind vorrangig gegenüber den Organisationsereignissen (z.B. Betriebsversammlung).

 
Kalender Übersicht

Die Kalender Übersicht ist letztendlich eine Gesamtansicht, in der die geltenden Einstellungen und Ereignisse für den jeweiligen Bereich angezeigt werden. Bei Mitarbeitern und Maschinen ist die Anzeige um die individuelle Einplanung in Projektaufgaben erweitert.

Beispiel:

Übersicht Kalender
Übersicht Mitarbeiterkalender

Aus der Kalender Übersicht dieses Mitarbeiters kann man folgendes ablesen:

  • ab dem 14.10.2013 greifen die in der Organisation getroffenen Kalender Einstellungen (siehe oben Bild `Kalender Einstellungen Organisation`), die tägliche Arbeitszeit erhöht sich auf 10 h und der Beginn wechselt von 8:00 auf 6:00 Uhr. Davor galten die Einstellungen aus dem Betriebskalender.
  • Der Mitarbeiter ist für den Zeitraum 14.–18.10.2013 in dem Projekt Service Kunde 1 in der Aufgabe Aufgabe 1 eingeplant (roter Kasten).
  • Der Mitarbeiter hat sich für den 15.+16.10. Krank gemeldet (Kalender Ereignis → Mitarbeiter). Der Projektplaner hat dieses noch nicht in seiner Planung berücksichtigt, daher ist die Auslastung des Mitarbeiters auf 167 % gestiegen. (Lila Kästen) → der Projektplaner müsste nun in der Projektaufgabe den Mitarbeiter Plan anpassen.
  • Der Mitarbeiter hat für den 14.10. schon eine Arbeitszeit Rückmeldung abgegeben (grüner Kasten)
  • In der Zeit vom 21.-25.10. sind Betriebsferien (gelber Kasten), dort hat der Mitarbeiter frei (Kalender Ereignis → Organisation)
  • Die Aufgabe Test-Teamplan aus dem Projekt Service Kunde 1 (blauer Kasten) ist geplant vom 28.10 bis zum 8.11. Der Mitarbeiter ist jedoch nicht die ganze Zeit auf diese Aufgabe verplant, da er in der 2. Woche auf einer Fortbildung weilt (Kalender Ereignis → Mitarbeiter). Daher beträgt seine Arbeitszeit in dem Projekt 0 h. (Es wäre zu überlegen ob man für die Fortbildung auch ein eigenes Projekt macht)
  • Der Mitarbeiter soll in der ersten Woche der vorgenannten Aufgabe (hellblauer Kasten) auch den Samstag, also 6 Tage arbeiten (Kalender Einstellungen → Mitarbeiter). In der darauf folgenden Woche aber nicht mehr (Kalender Einstellungen → Mitarbeiter).