Dokumenten E-Mails

Email-Adressen anlegen


Vorbedingung + Archivierung

Damit überhaupt Emails das System verlassen können, muss von dem Administrator eine Versandadresse angelegt werden.

  • Pfad: Einstellungen || Mandanten || Mandant  ||  Mandant  >>  Email Konfiguration

An diese Adresse wird jede Email als Kopie gesendet, so dass damit eine Archivierung aller Ausgänge möglich ist.

Konfiguration
Konfiguration

 
Empfänger

Damit eine Email-Adresse für den Empfänger automatisch eingefügt werden kann, muss bei dem Geschäftspartner eine Kontaktperson mit Emailadresse angelegt sein.

  • Pfad: Stammdaten || Geschäftspartner  ||  Geschäftspartner  >>  Kontaktperson

Der Empfänger muss in dem zu bearbeitenden Dokument unter "Kontaktperson" ausgewählt sein.

Empfänger
Empfänger

 
Absender

Damit eine Email-Adresse des Absenders automatisch eingefügt wird, muss bei dem "Bearbeiter" in Abhängigkeit seiner Aufgabe im Unternehmen

1. der entsprechende Haken gesetzt sein ob er Verkäufer oder Einkäufer ist (auch beides möglich)

  • Pfad: Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter

2. muss für ihn eine Emailadresse angelegt sein.

  • Pfad: Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter  >>  Persönliche Daten

Im zu bearbeitenden Dokument muss dann nur noch der Name des Ein-.Verkäufers ausgewählt werden.

 
Texte/Massages voreinstellen

Viele Dokumente wie z.B. Angebot, Rechnung, usw. lassen sich direkt aus dem System als Email versenden. Für die jeweiligen Dokumententypen können entsprechende Texte (Massages) vordefiniert werden.

  • Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Dokument-Typ  ||  Belegarten
  • auswählen: den entsprechenden Dokumententyp aus der Tabelle wählen
Dokument-Typ
Dokument-Typ

  • wechseln: in den Unterreiter "Reportvorlagen" (dort alles lassen wie es ist!)
  • wechseln: in den Unterreiter "Email Definition"
  • neuen Datensatz anlegen oder ggf. vorhandenen Datensatz ändern
  • anhaken: Standard
  • speichern
Text voreinstellen
Text voreinstellen

 
Email editieren/senden

Diesen Text findet man dann in seinem Email-Dokument wie folgt wieder (hier Bestellung)

  • Pfad: Bestellwesen || Transaktionen || Bestellung (Einkauf)  ||  Aufträge
  • auswählen: einen Auftrag aus der Tabelle
  • wechseln: in die Detailansicht
  • anwählen: oben das Briefsymbol (siehe roten Pfeil)

es öffnet sich das Popupfenster "Email Dokument"

Dort kann der Text dann noch für den Auftrag Individuell angepasst werden.

Die Adressen, falls gepflegt, werden automatisch von der "Kontaktperson"  und dem "Einkäufer" (Bestellung) gezogen. Sie können aber auch manuell eingetragen werden.

Dem als PDF angehängten Dokument können noch weitere Anhänge zugefügt werden.

E-Mail anpassen
E-Mail anpassen