Druck-Konfiguration

Mit Veröffentlichung der Version 3.4.22 gibt es in Openz ein neues Standardtemplate für die Erstellung der gängigen Reports Auftrag, Lieferschein, Rechnung und deren Typ-Varianten. Mit diesem neuen Report können die Daten im 'Auftragskopf' nun variabel und je Organisation eingestellt werden. Der neue Standardreport trägt den Dateinamen:

  • Openz_Standardreport.jrxml

Dieser neue Report löst die 3 bisherigen Standardreports und spezielle Reportvorlagen ab. Folgende Reports gelten damit als abgekündigt und werden seitens OpenZ nicht mehr gepflegt, bleiben zunächst aber in den Sourcen erhalten:

  • Rpt_Standard.jrxml
  • Rpt_Standard_juwi.jrxml
  • Rpt_Standard_juwi_angebot.jrxml
  • Rpt_Proforma.jrxml
  • Rpt_ShipOrders.jrxml
  • Rpt_Standard_Paymentshedule.jrxml
Die Eigenschaften der 3 alten und der speziellen Reporte sind in dem neuem Standardreport vereinigt, so dass in Zukunft bei Änderungen nur 1 Report gepflegt werden muss und nicht 3, bzw 6.

Wie in den 2 nachfolgenden Beispielen zu sehen, beachtet der neue Standardreport nun die im System durch den User frei konfigurierbaren Anordnungen.

Dokumentenkopf 1
Bild 01: Beispiel1: Standardeinstellung OpenZ

 

Dokumentenkopf 2
Bild 02: Beispiel2: Frei konfigurierte Anordnung

 

Info

Mit dem neuen Report können ggf. je Dokument mehrere Druckvorlagen angelegt und als eigene Reportvorlagen beim Dokumententyp hinterlegt werden. So ergeben sich multiple Anwendungsmöglichkeiten, die nicht alle in dieser Anleitung dargestellt werden. Die Anleitung beschränkt sich auf das Anlegen des Standardfalles.

 

Auslieferungszustand und Geltungsbereich des neuen OpenZ-Standardreports

Die individuellen Konfigurationen werden unter folgendem neuen Menüpunkt vorgenommen:

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Druck-Konfiguration  ||  Druck-Konfiguration

Es werden an dieser Stelle 2 Datensätze automatisch ausgeliefert:

  • Standard
  • Streckenlieferschein

Diese Datensätze sind auf die Organisation * ausgestellt und gelten damit organisationsübergreifend. Es können nun die vorhandenen Datensätze an eigene Anforderungen angepasst und / oder neue Datensätze angelegt werden. Wer in OpenZ nur eine Organisation führt, kann die schon vorhandenen Datensätze nutzen. Wer mehrere Organisationen in OpenZ nutzt, könnte sich bei Bedarf (Multiorg) auch für jede Organisation einen eigenen Datensatz mit jeweils anderen Anordnungen anlegen. Durch Entwicklung lassen sich die Listen nun leicht um weitere Informationen ergänzen, ohne - wie bislang - den kompletten Satz des Reports kopieren zu müssen.

Die beiden Datensätze gelten für folgende Dokumententypen:

  • AR Invoice Indirect = Rechnung indir. (AR)
  • Credit Memo (AR) = Gutschrift (AR)
  • Drop Ship Order (PO) = Einkaufsauftrag (Streckengeschäft)
  • Frame Call-Off (PO) = Abrufauftrag (Einkauf)
  • Frame Call-Off (SO) = Abrufauftrag (Verkauf)
  • Frame Contract (PO) = Rahmenvertrag (Einkauf)
  • Frame Contract (SO) = Rahmenvertrag (Verkauf)
  • Invoice (AR) = Rechnung (AR)
  • Material Receipt = Wareneingang
  • Material Receipt (Return) = Wareneingang (Rücksendung)
  • MM Shipment Indirect = Lieferung Indirekt (MM)
  • Order - Direct Invoice = Auftrag - Sofortberechnung
  • Order (PO) = Bestellung (PO)
  • Order (recharged costs) = Auftrag - (Weiterberechnung)
  • POS-Order = Verkauf (POS)
  • (NEU) POS-Order Return = (?Rückgabe Kasse?) 
  • Proposal = Angebot
  • Quotation = Kostenvoranschlag
  • Request for Quotation = Anfrage (PO)
  • Shipment (MM) = Versand (MM)
  • Shipment (Return) = Rücksendung (Versand)
  • Standard Order (SO) = Auftrag (SO)
  • Subscription Order = Abo-Auftrag
  • Subscription Proposal = Abo-Angebot
In neuen Systemen, die direkt mit der Version 3.4.22 starten, ist der neue Standardreport in den genannten Dokumententypen gleich als Standard gesetzt.

In 'Altsystemen', welche die Version 3.4.22 als Update erhalten, gilt folgende Regel:

  • Ist in einem Dokumententyp keine Reportvorlage als Standard gekennzeichnet, erhält automatisch der neue Eintrag mit dem Openz_Standardreport.jrxml diesen Haken.
  • Ist in einem Dokumententyp eine Reportvorlage schon als Standard gekennzechnet, dann bleibt dies so und der neue Eintrag bekommt nicht den Haken Standard. Änderungen können aber manuell vorgenommen werden.

 

Grundlagen der Anordnung

Einstellungen || System-Stammdaten || Druck-Konfiguration  ||  Druck-Konfiguration
 

Unter diesem Menüpunkt gibt es einen wesentlichen Punkt zum Konfigurieren des Dokumentenkopfes. Jeweils für die 'Dokumentenkategorien' Auftrag, Rechnung und Lieferschein stehen 15 Dropdown-Felder zur Verfügung, in welchen die Informationen für den jeweiligen Dokumentenkopf zusammengestellt werden können. 

 
Bild 03: 15 Felder zur freien Anordnung.
 

Auf dem Ausdruck erscheinen diese Felder in folgender Anordnung:

  
Bild 04: Die 15 Felder ordnen sich in dieser Reihenfolge auf dem Ausdruck an.
 
Achtung!

Der Report verwendet in den Elementen keine Zeilenumbrüche! Sind Informationen in einem Element zu lang, dann ist das benachbarte Element frei zu lassen. Für die Auswahl Incoterms, bietet sich daher Element 5 an, da die Lieferbedingungen teils recht lange Texte beinhalten. Die benachbarten Elemente 10 und 15 sind in diesem Fall leer zu lassen.
Aber auch der Druck der Adressfelder der eigenen Anschrift und der Druck der Geschäftspartneranschrift können hier nun konfiguriert werden.

 
Bild 05: Der Druck der Adressfelder kann konfiguriert werden.
 

Die Datensätze, welche auf die Organisation * lauten, gelten organisationsübergreifend und enthalten daher in den Adressfeldern keine organisationsspezifischen Angaben. 

 

Neue Anordnung anlegen und im Dokumententyp einstellen

Neue Konfigurationen können z.B. dann sinnvoll sein, wenn mit mehreren Organisationen in einem OpenZ-System gearbeitet wird und je Organisation unterschiedliche Anordnungen und/oder Logos gelten sollen.

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Druck-Konfiguration  ||  Druck-Konfiguration

anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Organisation → gewünschte Organisation (nicht "Stern" wählen)
eintragen: Variante → Name des Datensatzes
 Beispiel Datensatz
Bild 06: Beispiel Datensatz

Einstellungen vornehmen und speichern.

Ist der Datensatz angelegt, muss in den jeweiligen Dokumententypen, die auf diesen Datensatz zugreifen sollen, der Verweis darauf hinterlegt werden. Dafür ist im Reiter Report Vorlagen ein neuer Datensatz anzulegen. Im folgenden Beispiel wird dies für den Auftrag (SO) vorgenommen und ist für das gewünschte Dokument zu übertragen. Da - wie nachfolgend beschrieben - wesentliche Informationen aus dem Datensatz OpenZ Standardreport der Organisation * übernommen werden müssen, ist es ratsam sich zuvor ein entsprechendes Fenster (neuer Tab) separat zu öffnen.

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Dokument-Typ  ||  Belegarten 

auswählen: Datensatz → Standard Order (SO)
wechseln: Untereiter → Report Vorlagen
anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Organisation → gewünschte Organisation
eintragen: Name → Name des Datensatzes
eintragen: Template Verzeichnis →  kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
eintragen: Template Dateiname → kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
eintragen: Report Dateiname → kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
speichern
Achtung: Erst nach dem Speichern ist der folgende Schritt möglich!
auswählen: Variant (Druck-Konfiguration) → den oben angelegten Datensatz der Druck Konfiguration.
 
Bild 07: zuvor angelegte Druck-Konfiguration steht nun zur Auswahl
 
speichern
wechseln: Unterreiter → Email Definition
anwählen: Neuer Datensatz
ggf. Text einfügen

speichern
Nun steht die neu angelegte Konfiguration im Druck-Popup des Auftrages als Auswahl zur Verfügung und kann benutzt werden.
Soll ein abweichender Dokumententitel auf dem Ausdruck erscheinen, ist dieser einfach in den Übersetzungen zu hinterlegen.

 

Übersetzungen

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Dokument-Typ  ||  Belegarten  >>  Report Vorlagen  >>  Report Vorlagen Übersetzung

Dieser Pfad zur Übersetzung von Reportvorlagen steht nur für den neuen Openz_Standardreport.jrxml zur Verfügung. Die alten Reporte können nicht auf diesen Ordner zugreifen!
Nach dem Anlegen eines Datensatzes kann dort für den jeweiligen Report ein eigener Titel hinterlegt werden.
 
Individuellen Titel vergeben
Bild 08: Übersetzung der Report Vorlage
 

 Der Titel für diesen Report wird in der jeweiligen Sprache für den Ausdruck übernommen.

Bild 09: Neu angelegte Druck-konfiguration mit individuellem Titel
Bild 09: Neu angelegte Druck-konfiguration mit individuellem Titel

 
Info
Wird keine Übersetzung in diesem Reiter gepflegt, nimmt der Report die Übersetzung aus dem Reiter:
Einstellungen || System-Stammdaten || Dokument-Typ  ||  Belegarten  >>  Übersetzung

 

Neuer OpenZ-Standardreport

Der neue OpenZ-Standardreport lässt sich besser auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. Folgende Funktonen sind dabei neu:

Erweiterung Standard Report Funktion

 Kasten 1: Die Anordnung der Felder kann nun frei konfiguriert werden. Es ist möglich je Dokumententyp eine eigene Anordnung zu hinterlegen.

Kasten 2: Es gibt eine Reportvorlagenübersetzung, die es ermöglicht, zu jeder Reportvorlage eine eigene Übersetzung anzulegen. Diese Übersetzung ermöglicht je Reportvorlage 2 nun einen eigenen individuellen Titel anzulegen. Bisher konnte nur eine Übersetzung je Dokumententyp hinterlegt werden.

Kasten 3: Auf dem Dokumentenkopf kann wahlweise eine Information wie z.B. die Kundennummer als Barcode ausgegeben werden.

Kasten 4: Alternativ zum bisherigen Footer kann nun eine Grafik hinterlegt werden.

Kasten 5: Keine individuelle Funktion, aber eine neue Funktion die nur im OpenZ-Standardreport verfügbar ist. Bei der nun möglichen Änderung von Aufträgen, zu denen schon Rechnungen und Lieferungen existieren, werden in der Position die Informationen zu bereits gelieferten und berechneten Mengen ausgegeben.

Einstellungen || System-Stammdaten || Druck-Konfiguration || Druck-Konfiguration

Für die Konfiguration der Informationen in den Kästen1, 3 und 4 gibt es im System den neuen Menüpunkt Druck-Konfiguration. Dort können die einzelnen Anordnungen eingestellt und ggf. weitere Datensätze angelegt werden. Für die Handhabung gibt es im Handbuch einen Beitrag unter: https://www.openz.de/open-source-erp-einstellungen/druck-einstellungen.html Wissenswert ist zu dem, dass der neue OpenZ-Standardreport sich in allen Dokumententypen als Standard einträgt, sofern nicht bereits schon ein Standard gesetzt ist. Bitte kontrollieren Sie ggf. Ihre Einstellungen beim jeweiligen Dokumententypen. Um den neuen Report noch attraktiver zu machen, wurde die Geschwindigkeit verbessert, mit welcher der Report generiert wird. Insbesondere beim Druck mehrerer Datensätze gleichzeitig werden die Dokumente nun viel schneller ausgegeben.

 

Spezielle und optionale Dokumente 

Die Funktionen der eingangs genannten und abgekündigten Reporte gehen nicht verloren und einige können optional aktiviert werden. Da die Aktivierung dieser Dokumente den Standardreport außer Kraft setzt, müssen dafür immer eigene Datensätze der Druck-Konfiguration betstehen. Dabei ersetzt folgende Option den folgenden Report:

  • Lieferschein aus Bestellung Drucken = Rpt_ShipOrders.jrxml
  • Steuer und Lieferdatum in Aufträgen ausblenden = Rpt_Standard_juwi_angebot.jrxml
  • Lieferdatum in Abos ausblenden (für die laufenden Positionen) = Rpt_Standard_juwi.jrxml
  • Lieferdatum in Einmal-Abos ausblenden (für die Einmalpositionen) = Rpt_Standard_juwi.jrxml
Auftragsoptionen
Auftragsoptionen

 

Lieferschein Streckengeschäft

Bei einem Streckengeschäft muss der Lieferschein zu der Bestellung im Einkauf passen. Daher ist ein entsprechender Lieferschein auch weiterhin im Dokument Einkaufsauftrag (Streckengeschäft) zu drucken. Für diesen Fall gibt es eine eigene Druckkonfiguration und standardmäßig ist diese in der Reportvorlage Streckenlieferschein des Dokumententyps Drop Ship Order (PO) schon eingetragen. Daher steht dieser Lieferschein im Dokument Einkaufsauftrag (Streckengeschäft) sofort zum Druck zur Verfügung.
Änderungen sind in der Druckkonfiguration Lieferschein Streckengeschäft vorzunehmen.

Proformarechnung

Wer zu einem Verkaufsauftrag eine Proformarechnung drucken will, muss sich dafür lediglich eine neue Reportvorlage samt eigener Übersetzung anlegen. Dafür dient die Reportvorlage des Auftrages als Kopiervorlage. Für das Kopieren der notwendigen Informationen kann hervoragend mit 2 Browsern gearbeitet werden. In dem einem Browserfenster wird die Kopiervorlage geöffnet und in dem anderen Browserfenster wird der neue Datensatz angelegt, in welchen hinein kopiert werden soll.

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Dokument-Typ  ||  Belegarten
auswählen: Datensatz → Standard Order (SO) 
wechseln: Untereiter → Report Vorlagen
anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Organisation → gewünschte Organisation
eintragen: Name → z.B. Proformarechnung
eintragen: Template Verzeichnis →  kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
eintragen: Template Dateiname → kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
eintragen: Report Dateiname → kopieren aus Datensatz OpenZ Standardreport
auswählen: Druck-Konfiguration → Standard
speichern
wechseln: Unterreiter → Report Vorlagen Übersetzung
anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Sprache 
eintragen: Report Titel → z.B. Proformarechnung (Für die Überschrift auf dem Ausdruck)
speichern
ggf. weitere Übersetzungen für andere Sprachen anlegen
 

Danach steht die Proformarechnung als optionale Druckvorlage im Dokument Auftrag (SO) zur Verfügung.

Rechnung zum Zahlplan

Die Rechnung zum Zahlplan war bisher ein eigenständiger Report. Der neue OpenZ-Standardreport erkennt nun automatisch, ob zu einem Auftrag ein Zahlplan hinterlegt ist und paßt das Druckdesign der Rechnung automatisch an.

 

Sonstiges

Systembild

Bisher und auch weiterhin kann man für eine Organisation das Logo für die Dokumente hochladen unter:
Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Details

Möchte man abweichend von dieser Standardeinstellung ein anderes Logo verwenden, so kann dieses direkt in dem Datensatz der Druckkonfiguration hochgeladen werden. Gegebenenfalls könnte man mehrere Datensätze der Druckkonfigurationen mit unterschiedlichen Logos anlegen Dokumentenkategorie gibt es das Feld Datumsbeschreibung.Dokumentenkategorie gibt es das Feld Datumsbeschreibung.

Feld: Systembild
Bild10: Feld: Systembild


Feld: Datumsbeschreibung

Je Dokumentenkategorie gibt es das Feld Datumsbeschreibung.
Ist dieses Feld unbefüllt so wird Standardmäßig der Name Datum auf dem Report ausgegeben und in englischer Überbesetzung Date.
Wird das Feld befüllt, dann wird dieser Eintrag für alle Sprachen genommen. Gegebenenfalls müssen mehrere Dakumentenvorlagen angelegt werden.