Modul: Eventmangement

Mit dem Modul Eventmangement können Veranstaltungen mit begrenzten Ressourcen (Zimmer/Plätze) für einen begrenzten Zeitraum (geplantes Event) geplant, kalkuliert und bebucht werden. Zu dem geplanten Event können optionale Leistungen hinzugebucht werden. Das Modul ist nicht im Standardfunktionsumfang von OpenZ enthalten und muss hinzuinstalliert werden.

Einsatzbereich

Das Modul ist zunächst nur für die Planung von Veranstaltungen/Reisen für Gruppen und deren Teilnehmer ausgelegt, ohne dass der Planer auch der Veranstalter ist. Eine Verbindung zwischen den gebuchten Leistungen und der Auftrags- und Rechungsstellung in OpenZ ist daher zunächst nicht implementiert. 

Zukünftig sind aber für dieses Modul diverse flexible Einsatzszenarien und Erweiterungen vorstellbar

Voraussetzungen

Das Modul Eventmangement ist nicht im Standardfunktionsumfang von OpenZ enthalten, kann aber hinzuinstalliert werden.  Da das Modul zusammen mit der Version 3.1.20 veröffentlicht wurde, sollte das Modul zu dieser oder einer höheren Version hinzuinstalliert werden. 

  • Version 3.1.20 oder höher
  • OpenZ-Enterprise oder OpenZ-CloudService

Menu

Ist das Modul Eventmanagement installiert, erscheint mit deutscher Spracheinstellung im Menu das Veranstaltungsmanagement mit 3 Menupunkten. 

Menu Veranstaltungsmanagement
Menu Veranstaltungsmanagement
  • Veranstaltungen: Hier wird die jeweilige Veranstaltung geplant, die Unterkunft und der zeitliche Rahmen festgelegt.
  • Unterkünfte: Hier können die Voreinstellungen für Unterkünfte hinterlegt werden.
  • Optionen: Hier werden als Voreinstellung alle optional buchbaren Leistungen hinterlegt.

 Menupunkt: Unterkünfte

In diesem Menupunkt werden die Eckdaten einer Unterkunft hinterlegt. Allgemeine Informationen wie Adresse, insgesamt verfügbare Plätze, Kosten, Verpflegungsarten … usw.

Unterkunft Detail 1
Allgemeine Details

 

Ausstattungsmerkmale/Extras wie Strandlage, WLAN ... usw.  können eingestellt werden.

Unterkunft Detail 2
Extras

 

Aber auch die genaue Anzahl der Belegungsmöglichkeiten je Zimmer läßt sich hier hinterlegen.

Unterkunft Detail 3
Belegungsmöglichkeit je Zimmer

 

 Menupunkt: Optionen

In diesem Menupunkt werden alle optionalen Leistungen samt Preise gepflegt, die zu den Veranstaltungen hinzugebucht werden können. Welche Option dann für welche Veranstaltung zur Verfügung steht, kann dann später direkt in der Veranstaltungen definiert werden.

Optionen - Tabellenansicht
Optionen - Tabellenansicht

 

Menupunkt: Veranstaltungen

Unter dem Menupunkt Veranstaltungen werden dann die Eckdaten einer einzelnen Veranstaltung angelegt  ...

Veranstaltung - Reiter
Veranstaltung - Reiter

 

... wie z.B. Zeitraum, Veranstalter, ... usw.

Veranstaltung Detail
Allgemeine Angaben zur Veranstaltung

 

Aber auch die kakulatorische Preise werden hier eingetragen und mit den für die Unterkunft hinterlegten Werten berechnet.

Veranstaltungskalkulation
Veranstaltungskalkulation

 

Unterreiter Unterkunft

Im Unterreiter Unterkunft ist zu jeder Veranstaltung eine der zuvor angelegten Unterkünfte auszuwählen. Dadurch ergibt sich automatisch die maximale Teilnehmerzahl für diese Veranstaltung.

zugeordnete Unterkunft
zugeordnete Unterkunft

 

Unterreiter Teilnehmer

Der Unterreiter Teilnehmer ist eine reine Übersicht, der Teilnehmergruppe und Ihrer Teilnehmer samt der gebuchten Optionen.

Uebersicht Teilnehmer
Uebersicht Teilnehmer

 

 Teilnehmergruppen

 Im Eventmanagement kann abweichend vom Standard, der Geschäftspartner nicht nur eine Firma sondern eine Teilnehmergruppe sein. 

Teilnehmergruppe - Reiter
Teilnehmergruppe - Reiter

Dieser Teilnehmergruppe können dann die einzelnen Teilnehmer hinzugefügt werden. Dieses hat den Vorteil das nicht jeder einzelne Teilnehmer als Geschäftspartner in OpenZ angelegt werden muss. Es wird lediglich eine hauptverantwortliche Person benötigt, welche in den Kontaktdaten des Geschäftspartners zu hinterlegen ist. Das hinzufügen eines einzelnen Teilnehmers in eine Teilnehmergruppe kann als das hinzu buchen des Teilnehmers zu einer Veranstaltung angesehen werden. In der Teilnehmergruppe ist die Veranstaltung einzutragen an welche diese Teilnimmt. Eine Veranstaltung kann zu einer oder mehreren Teilnehmergruppen gehören. Die einzelnen Teilnehmer einer Gruppe können durch anwahl des grünen Buttons Import per CSV-Datei importiert werden. Das hinzufügen eines Teilnehmers reduziert die noch offenen Plätze der Veranstaltung um 1.

Teilnehmergruppe Detail
Teilnehmergruppe Detail

Je Teilnehmer können unterschiedliche Optionen hinzugefügt/gebucht werden.

Option eines Teilnehmer
Option eines Teilnehmer

 

erstellt 07.03.17 TT