Projektaufgabe mit Intervall

In einigen Branchen, wie zum Beispiel dem Reinigungs- und Wartungsgewerbe, gibt es Aufgaben, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen. Für diesen Anwendungsfall wurde das Modul Project Subscription, Deutsch Projektintervall entwickelt, welches erstmals zusammen mit der Version 3.5.0 veröffentlicht wurde. Dieses neue Modul ermöglicht in den Projektaufgaben Intervalle zu definieren und Mitarbeiter einzuplanen. Aus diesen Daten generiert sich ein Einsatzplan aus dem hervor geht, welcher Mitarbeiter wann auf welcher Projektaufgabe eingesetzt ist. 
Zu dem Modul gehört auch eine spezielle Zeitrückmeldung. So können die Zeitrückmeldungen gleich für ein größeres Zeitfenster (z.B. 1 Monat) eingetragen werden. Die Zeitrückmeldung berücksichtigt dabei Kalenderereignisse des geplanten Mitarbeiters wie z.B. Urlaub, Krank ... usw. Tage, die diese Kalendereinträge betreffen, finden bei der Zeitrückmeldung keine Berücksichtigung. Diese zusammengefassten Zeitrückmeldungen sind auf dem Stundenzettel wirksam, der bei dem jeweiligen Mitarbeiter ausgedruckt werden kann. 
 
Wo befindet sich das Modul?

Das Modul ist nicht im Standardumfang von Openz enthalten, aber trotzdem frei verfügbar und kann bei Bedarf hinzu installiert werden. Das Modul kann von der Plattform Sourgeforge herunter geladen werden. Link

 

 Intervalle definieren

Projektmanagement || Projekte  ||  Projekte  >>  Aufgaben

Durch die Installation des Modules werden in der Projektaufgabe neue Felder (unten rot umrandet) eingeblendet. In diesen Feldern müssen die Intervallinformationen eingetragen werden.

Modulfelder in der Projektaufgabe

Bild 1: In der roten Umrandung finden sich die Felder welche durch das Modul der Projektaufgabe hinzugefügt werden. 

Neben dem Start- und Enddatum (zur Definiton der Laufzeit) wird auch die Angabe von Start- und Endzeitpunkt und die Angabe der Wochentage benötigt, an welchen die Aufgabe ausgeführt werden soll. Auch das Intervall ist zu definieren, in welchem Rhytmus die Aufgabe statt finden soll.
 
Bisher stehen 2 Intervalle zur Verfügung Wöchentlich und 2-Wöchentlich
Diese Intervalle verhalten sich beim Start der Projektaufgabe folgendermaßen:
Das wöchentliche Intervall beginnt mit dem nächsten eingeplanten Wochentag, der zum Startdatum aktuellen Woche.

Das 2-wöchentliche Intervall überspringt zum Startdatum die erste (ggf. angebrochene Woche) und beginnt in der darauf folgenden Woche.

Die eingetragenen Werte aller Intervallinformationen in Kombination mit einem oder meheren eingeplanten Mitarbeitern (Unterreiter Mitarbeiter Plan) sind die Grundlage für:
  • die Berechnung der Plankosten in der Projektaufgabe.
  • den Intervalleinsatzplan.

 

Kosten und Mitarbeiter planen 

Aus den Intervallinformationen werden automatisch die Gesamtstunden der Laufzeit (Start-/Enddatum) für einen Mitarbeiter errechnet und nach dem Speichern im Feld Stunden eingetragen (rote Umrandung Bild 2). Es können je Projektaufgabe auch mehrere Mitarbeiter eingeplant werden, dann wir bei jedem Mitarbeiter der errechnete Wert der Stunden eingetragen.

Einstellen Vergütungskategorien

Bild 2: Durch Auswahl der Vergütungskategorie werden die Plankosten des Personals ermittelt.

Vorausgesetzt es sind zuvor Vergütungskategorien mit entsprechenden Kostensätzen angelegt worden, erhält man in der Projektaufgabe im Feld Arbeitskosten (Plan) - durch Multiplizierung der Vergütungskategorie mit der Anzahl der Stunden - die Plankosten für das Personal. 
 
Arbeitskosten (Plan)
Bild 3: Arbeitskosten (Plan)
 
Dieses Verhalten ist sehr praktisch für die Angebotsphase eines Projektes. Eine konkrete Einplanung eines Mitarbeiters ist hierfür noch nicht notwendig.
Jegliche (gespeicherte) Veränderung in den Intervallinformationen führt zu einer Neuberechnung des Wertes im Feld Stunden.

Die Anzahl der Stunden kann ggf. aber immer noch von Hand verändert werden.  

Soll die Produktivphase der Projektaufgabe starten (z.B. weil man den Auftrag für das Projekt erhalten hat), so ist spätestens vor dem Starten der Projektaufgabe ein Mitarbeiter einzuplanen. Denn mit dem Drücken des Buttons Aufgabe Starten in der Projektaufgabe wird für den eingeplanten Mitarbeiter ein entsprechender Eintrag im Intervalleinsatzplan generiert.

Eingeplanter Mitarbeiter

Bild 4: Eingeplanter Mitarbeiter in 'Mitarbeiter Plan' 

Weitere Funktionen
Button Aufgabe abbrechen: Versetzt die Aufgabe in den Status Aufgabe abgebrochen. Alle Einträge der Projektaufgabe im Intervalleinsatzplan werden gelöscht.

Button Aufgabe abschließen: Versetzt die Aufgabe in den Status Fertig. Alle (historischen) Einträge im Intervalleinsatzplan bleiben erhalten, Zeitrückmeldungen sind weiterhin möglich.

 

Intervalleinsatzplan

Projektmanagement || Intervalleinsatzplan  ||  Intervalleinsatzplan 

Mit dem Starten der Projektaufgabe wird ein Berechnungsprozess angestoßen, welcher die Einsatzdaten des/der eingeplanten Mitarbeiter/s für die gesamte Laufzeit der Projektaufgabe ausgibt. Der Einsatzplan ist im Anfangsbildschirm automatisch nach Datum und Uhrzeit sortiert.

Beispiel
Wie oben in Bild 1 eingeplant, gibt der Einsatzplan in Bild 5 alle Einsatzzeiten für den Mitarbeiter aus.

(Aufgrund der Länge der Laufzeit beschränken wir uns hier in der Darstellung nur auf die ersten Zeilen).

Intervalleinsatzplan
Bild 5: Der Intervalleinsatzplan stellt alle Einsatzzeiten des eingeplanten Mitarbeiters dar.

 

Ist der Mitarbeiter auf mehere Projekte am Tag eingeplant, so könnte durch Filterung ein exakter Einsatzplan für einen bestimmten Zeitraum angezeigt werden.

Die Exportmöglichkeit als XLS- oder PDF-Datei liefert hier weitergehende Möglichkeiten der Darstellung.

 

Umplanung der Intervalle

Da nichts beständiger ist, wie der Wandel, können die Intervallaufgaben auch umgeplant werden. Alle Intervallinformationen und eingeplante Mitarbeiter können frei verändert werden. Damit diese Änderungen im Einsatzplan wirksam werden, ist ein Änderungsdatum anzugeben und anschließend der Button Einsatzplan aktualisieren zu drücken. Bestehende Einsatzzeiten vor dem Änderungsdatum bleiben unverändert.

Feld: Ändern ab Datum

Bild 6: Feld 'ändern ab Datum'

Button 'Einsatzplan aktualisieren'

Bild 7: Button 'Einsatzplan aktualisieren'

Beispiel

In dem oben gezeigten Beispiel (Bild 1) wird der Einsatz von Mittwoch auf Donnerstag geändert und das Intervall von wöchentlich auf 2-wöchentlich umgestellt. Auch die Uhrzeit wurde um eine Stunde nach hinten verändert. Um zu zeigen, wie das 2-wöchentliche Intervall startet, wird das Änderungsdatum gleich dem Startdatum auf den 01.11.2017 gesetzt.

Einsatzplan mir 2 wöchentlichem Rhytmus

Bild 8: Einsatzplan mit 2 wöchentlichem Rhytmus

Da das Startdatum der Projektaufgabe auf dem 01.11.2017 liegt, wird wegen des 2-wöchentlichen Rhytmus, der Mittwoch am 01.11.2017 in Bild 8 übersprungen. 

 

Arbeitszeitrückmeldungen 

Projektmanagement || Arbeitseinsatz Rückmeldung  ||  Arbeitseinsatz Rückmeldung

Für die Rückmeldung der Arbeitszeiten von Projekten mit Intervallinformationen wird die Arbeitseinsatz Rückmeldung aus dem Modul TimerService verwendet. Es blendet sich dann als Information hier zusätzlich das Feld Intervall ein. 

Feld 'Intervall' in der 'readonly' Darstellung.

Bild 9: Feld 'Intervall' in der 'readonly' Darstellung.

Wird in der Zeitrückmeldung nun eine Projektaufgabe mit Intervallinformationen ausgewählt, so tragen sich die einzelnen Intervallinformationen automatisch in den Datensatz der Zeitrückmeldung ein. Der oben gezeigte Intervalleinsatzplan bildet dabei die Datengrundlage für die Rückmeldungen zu einer Projektaufgabe. Wird eine Rückmeldung für einen längeren Zeitraum eingegeben, so schaut das System, welche Einträge es dafür im Intervalleinsatzplan findet. Werden im Intervalleinsatzplan passende Einträge gefunden, so werden die Informationen aus diesen Datensätzen für die Rückmeldung herangezogen. Das heißt umgekehrt aber auch, dass eine korrekte Rückmeldung über einen längeren Zeitraum nur dann gelingen kann, wenn dafür Einträge im Einsatzplan vorhanden sind. 

Wie bisher muss eine Arbeitszeitrückmeldung immer je Person und Projektaufgabe vorgenommen werden.

Beispiel

Nach dem Sie die Maske geöffnet haben, wählen Sie das gewünschte Projekt aus dem Dropdownmenu aus. Dafür genügt es einfach die Projektnummer oder die Anfangsbuchstaben des Projektnamens in das Feld zu tippen. Danach wird Ihnen das System automatisch eine Projektaufgabe vorschlagen. Die in dieser Projektaufgabe vorhandenen Einstellungen wie z.B. Arbeitszeit von/bis, wird automatisch in die Rückmeldung eingetragen.

Arbeitseinsatzrückmeldung

Bild 10: Arbeitseinsatzrückmeldung

Tipp

Wenn Sie im Datumsfeld das Beginn/Enddatum ändern wollen, dann löschen Sie den vorhandenen Eintrag und tippen das Datum über den Ziffernblock Ihrer Tastatur ein. Sie brauchen dafür nur die Zahlen eintippen, die dargestellten Bindestriche müssen Sie nicht eingeben. Beispiel: Für 31-12-2017 geben Sie einfach nur 311217 ein und wechseln das Feld.

Achtung
  • Die Eingabemaske kann nicht wissen, für welchen Zeitraum Sie die Rückmeldung vornehmen möchten. Es schlägt Ihnen das Beginn- und Enddatum der gesamten Laufzeit vor! Sie müßen also als nächstes den gewünschten Rückmeldezeitraum eingeben.
  • Die Eingabemaske kann nicht wissen, welche Projektaufgabe sie auswählen wollen, wenn es zu einem Projekt mehr als eine Projektaufgabe gibt! Das System wird Ihnen dann irgendeine Projektaufgabe vorschlagen. Die andere Projektaufgabe müssen Sie ggf. selbst auswählen.
  • Die Eingabemaske kann nicht wissen, welchen Mitarbeiter Sie auswählen wollen, wenn auf eine Projektaufgabe mehr als ein Mitarbeiter eingeplant ist! Das System wir Ihnen dann irgendeinen Mitarbeiter vorschlagen. Den/die anderen Mitarbeiter müssen Sie ggf. selbst auswählen.
 

Stundenzettel

Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter

Nachdem die Zeitrückmeldung gespeichert wurde, kann bei dem Mitarbeiter ein Stundenzettel gedruckt werden. Auf dem Stundenzettel erscheinen alle Einsätze, die im Intervalleinsatzplan aufgeführt waren. 

Beispiel 1

Für das obige Beispiel ergibt sich folgender Stundenzettel 

Stundenzettel Beispiel 1
Bild 11: Stundenzettel Beispiel 1

 

Es kann auf dem Stundenzettel je Tag mehrere Einträge geben, sofern der Mitarbeiter an einem Tag auf mehreren Projektaufgaben eingeplant war.

 

Kalenderereignisse 

Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter  >>  Kalender Ereignisse

Das System berücksichtigt automatisch beim Mitarbeiter hinterlegte Kalendereignisse wie Krank oder Urlaub. 

Kalenderereignis: Krank
Bild 12: Kalenderereignis: Krank

 

Beispiel 2

Das gespeicherte Kalenderereignis verändert den Einsatzplan. Der Mitarbeiter ist für Montag den 20.11. nicht mehr im Einsatzplan vorhanden. 

Geänderter Intervalleinsatzplan
Bild 13: Geänderter Intervalleinsatzplan

 

Projektmanagement || Arbeitseinsatz Rückmeldung  ||  Arbeitseinsatz Rückmeldung  >>  Kalender Ereignisse

Das Kalenderereignis findet sich auch im Unterreiter der Arbeitszeitrückmeldung(en), so dass man schnell herausfinden kann, ob es im laufenden Zeitraum für den Mitarbeiter besondere Ereignisse gab.

Kalenderereignis ist in der Arbeitsrückmeldung
Bild 14: Das Kalenderereignis ist in der Arbeitsrückmeldung zu sehen

 

Im Stundezettel findet sich das Kalenderereignis dann ebenfalls wieder.

Stundenzettel Beispiel 2
Bild 15: Stundenzettel Beispiel 2

 

Ausnahmen in den Arbeitszeitrückmeldungen  

Projektmanagement || Zeitrückmeldung  ||  Zeitrückmeldung

Wird in der Arbeitseinsatz Rückmeldung eine Rückmeldung für einen längeren Zeitraum gespeichert, dann wird beim Prozess des Speicherns, unter diesem Pfad, für jeden einzelnen Einsatz ein eigener Datensatz angelegt. Diese Datensätze sind die eigentliche Grundlage für den Stundenzettel. 

 

Zeitrückmeldung

Bild 16: In der Zeitrückmeldung finden sich die einzelnen Datensätze der Arbeitseinsatz Rückmeldung 

 

Wenn es durch Ausnahmen zu Umplanungen der Mitarbeiter kam, die im Intervalleinsatzplan nicht hinterlegt sind, aber in der Arbeitszeitrückmeldung berücksichtigt werdeen sollen, kann man an dieser Stelle noch Änderungen einfügen. Aber Achtung! Es kann hier nur der Mitarbeiter und/oder das Projekt (+Aufgabe) und/oder das Datum umgeplant werden, nicht aber die Arbeitszeit! Die Arbeitszeit für Intervalle wird aus der Arbeitseinsatzrückmeldung gezogen.

Beispiel 

Am Donnerstag den 23.11. gab es betriebsinterne Gründe, dass 2 Mitarbeiter ihren Einsatzort getauscht haben. Auf die im Beispiel aufgeführte Projekteaufgabe ist also ein anderer Mitarbeiter eingesetzt worden. Dazu wird in der Zeitrückmeldung einfach der korrekte Datensatz ausgewählt und darin die Kontaktperson (Mitarbeiter) geändert.

Geänderte Zeitrückmeldung

Bild 17: In der Zeitrückmeldung wurde der Mitarbeiter geändert.

 

Diese Änderung wirkt sich dann auf dem Stundenzettel der jeweiligen Mitarbeiter aus. Auf dem Stundenzettel unten fehlt nun der Einsatz für Donnerstag den 23.11.. Dieser Einsatz würde nun auf dem Stundenzettel des anderen Mitarbeiters erscheinen.

Stundenzettel 3

Bild 18: Auf dem Stundenzettel von Mitarbeiter OpenZ-Wartungsuser taucht der Einsatz am 23.11. nicht mehr auf.

 

Einschränkungen

Die Logiken des Moduls Projektintervall gilt bis auf weiteres ausschliesslich zur Beplanung von Personal. Die Beplanung von Maschinen oder Material kann zwar wie bisher erfolgen, aber nicht in Intervallen.