Modul: Projektintervall

Es gibt das neue Modul Projektintervall. Mit diesem neuen Modul lässt sich Personal in Projektaufgaben in einem regelmäßigem Intervall einplanen. Dieses Feature hilft Branchen für Reinigungs- und Wartungsarbeiten, bei denen Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen immer wieder auf die gleiche Aufgabe eingeplant werden. Aus den hinterlegten Intervallinformationen lässt sich ein Einsatzplan generieren, aber auch die Plankosten in der Projektaufgabe errechnen. Der Einsatzplan ist dann wiederum Berechnungsgrundlage für zusammengefasste Zeitrückmeldungen für einen ganzen Monat. Ist das Modul aktiviert, blenden sich in der Projektaufgabe neue Felder ein, in denen Intervallinformationen hinterlegt werden können. Wird die Aufgabe gestartet, generieren sich Datensätze im Intervalleinsatzplan. In der Arbeitseinsatz-Rückmeldung aus dem Modul TimeService kann dann je Projektaufgabe die Zeitrückmeldung für einen ganzen Monat "in einem Rutsch" vorgenommen werden. Die Daten sind auf dem Stundenzettel des Mitarbeiters verfügbar. Kalenderereignisse wie Urlaub und Krank werden gleich mit berücksichtigt und von den Zeiten abgezogen.

Info: Das Modul ist nicht im Standardumfang von Openz enthalten, es kann aber als Tarball zur Verfügung gestellt werden. Das veröffentlichte Modul ist nicht im Standardumfang von Openz enthalten, der Souce-Code ist aber trotzdem frei verfügbar und kann bei Bedarf hinzuinstalliert werden. Das Modul kann von der Plattform Sourgeforge herunter geladen werden. Falls Sie diese Funktionen nutzen möchten, melden Sie sich bitte. Dazu benötigen Sie die Enterprise-Version, mit der Community-Version ist ein zusätzliches Modul nicht nutzbar.

Projektaufgabe mit Intervall

 

 Intervalle definieren

Projektmanagement || Projekte  ||  Projekte  >>  Aufgaben

Durch die Installation des Modules werden in der Projektaufgabe neue Felder (unten rot umrandet) eingeblendet. In diesen Feldern müssen die Intervallinformationen eingetragen werden.

Bild 1: In der roten Umrandung finden sich die Felder welche durch das Modul der Projektaufgabe hinzugefügt werden. 

Das 2-wöchentliche Intervall überspringt zum Startdatum die erste (ggf. angebrochene Woche) und beginnt in der darauf folgenden Woche.

• die Berechnung der Plankosten in der Projektaufgabe.
• den Intervalleinsatzplan.

 

Kosten und Mitarbeiter planen 

Aus den Intervallinformationen werden automatisch die Gesamtstunden der Laufzeit (Start-/Enddatum) für einen Mitarbeiter errechnet und nach dem Speichern im Feld Stunden eingetragen (rote Umrandung Bild 2). Es können je Projektaufgabe auch mehrere Mitarbeiter eingeplant werden, dann wird bei jedem Mitarbeiter der errechnete Wert der Stunden eingetragen.

Bild 2: Durch Auswahl der Vergütungskategorie werden die Plankosten des Personals ermittelt.

Die Anzahl der Stunden kann ggf. aber immer noch von Hand verändert werden.  

Soll die Produktivphase der Projektaufgabe starten (z.B. weil man den Auftrag für das Projekt erhalten hat), so ist spätestens vor dem Starten der Projektaufgabe ein Mitarbeiter einzuplanen. Denn mit dem Drücken des Buttons Aufgabe Starten in der Projektaufgabe wird für den eingeplanten Mitarbeiter ein entsprechender Eintrag im Intervalleinsatzplan generiert.

Bild 4: Eingeplanter Mitarbeiter in 'Mitarbeiter Plan' 

Button Aufgabe abschließen: Versetzt die Aufgabe in den Status Fertig. Alle (historischen) Einträge im Intervalleinsatzplan bleiben erhalten, Zeitrückmeldungen sind weiterhin möglich.

 

Intervalleinsatzplan

Projektmanagement || Intervalleinsatzplan  ||  Intervalleinsatzplan 

Mit dem Starten der Projektaufgabe wird ein Berechnungsprozess angestoßen, welcher die Einsatzdaten des/der eingeplanten Mitarbeiter/s für die gesamte Laufzeit der Projektaufgabe ausgibt. Der Einsatzplan ist im Anfangsbildschirm automatisch nach Datum und Uhrzeit sortiert.

(Aufgrund der Länge der Laufzeit beschränken wir uns hier in der Darstellung nur auf die ersten Zeilen).

 

Ist der Mitarbeiter auf mehere Projekte am Tag eingeplant, so könnte durch Filterung ein exakter Einsatzplan für einen bestimmten Zeitraum angezeigt werden.

Die Exportmöglichkeit als XLS- oder PDF-Datei liefert hier weitergehende Möglichkeiten der Darstellung.

 

Umplanung der Intervalle

Da nichts beständiger ist, wie der Wandel, können die Intervallaufgaben auch umgeplant werden. Alle Intervallinformationen und eingeplante Mitarbeiter können frei verändert werden. Damit diese Änderungen im Einsatzplan wirksam werden, ist ein Änderungsdatum anzugeben und anschließend der Button Einsatzplan aktualisieren zu drücken. Bestehende Einsatzzeiten vor dem Änderungsdatum bleiben unverändert.

Bild 6: Feld 'ändern ab Datum'

Bild 7: Button 'Einsatzplan aktualisieren'

In dem oben gezeigten Beispiel (Bild 1) wird der Einsatz von Mittwoch auf Donnerstag geändert und das Intervall von wöchentlich auf 2-wöchentlich umgestellt. Auch die Uhrzeit wurde um eine Stunde nach hinten verändert. Um zu zeigen, wie das 2-wöchentliche Intervall startet, wird das Änderungsdatum gleich dem Startdatum auf den 01.11.2017 gesetzt.

Bild 8: Einsatzplan mit 2 wöchentlichem Rhytmus

Da das Startdatum der Projektaufgabe auf dem 01.11.2017 liegt, wird wegen des 2-wöchentlichen Rhytmus, der Mittwoch am 01.11.2017 in Bild 8 übersprungen. 

 

Arbeitszeitrückmeldungen 

Projektmanagement || Arbeitseinsatz Rückmeldung  ||  Arbeitseinsatz Rückmeldung

Für die Rückmeldung der Arbeitszeiten von Projekten mit Intervallinformationen wird die Arbeitseinsatz Rückmeldung aus dem Modul TimerService verwendet. Es blendet sich dann als Information hier zusätzlich das Feld Intervall ein. 

Bild 9: Feld 'Intervall' in der 'readonly' Darstellung.

Wird in der Zeitrückmeldung nun eine Projektaufgabe mit Intervallinformationen ausgewählt, so tragen sich die einzelnen Intervallinformationen automatisch in den Datensatz der Zeitrückmeldung ein. Der oben gezeigte Intervalleinsatzplan bildet dabei die Datengrundlage für die Rückmeldungen zu einer Projektaufgabe. Wird eine Rückmeldung für einen längeren Zeitraum eingegeben, so schaut das System, welche Einträge es dafür im Intervalleinsatzplan findet. Werden im Intervalleinsatzplan passende Einträge gefunden, so werden die Informationen aus diesen Datensätzen für die Rückmeldung herangezogen. Das heißt umgekehrt aber auch, dass eine korrekte Rückmeldung über einen längeren Zeitraum nur dann gelingen kann, wenn dafür Einträge im Einsatzplan vorhanden sind. 

Wie bisher muss eine Arbeitszeitrückmeldung immer je Person und Projektaufgabe vorgenommen werden.

Beispiel

Nachdem Sie die Maske geöffnet haben, wählen Sie das gewünschte Projekt aus dem Dropdownmenü aus. Dafür genügt es, einfach die Projektnummer oder die Anfangsbuchstaben des Projektnamens in das Feld zu tippen. Danach wird Ihnen das System automatisch eine Projektaufgabe vorschlagen. Die in dieser Projektaufgabe vorhandenen Einstellungen wie z.B. Arbeitszeit von/bis werden automatisch in die Rückmeldung eingetragen.

Bild 10: Arbeitseinsatzrückmeldung

• Der Eingabemaske ist unbekannt, für welchen Zeitraum Sie die Rückmeldung vornehmen möchten. Es schlägt Ihnen das Beginn- und Enddatum der gesamten Laufzeit vor! Es muss also als nächstes der gewünschte Rückmeldezeitraum eingegeben werden.
• Außerdem ist der Eingabemaske unbekannt, welche Projektaufgabe Sie auswählen wollen, wenn es zu einem Projekt mehr als eine Projektaufgabe gibt! Das System wird Ihnen dann irgendeine Projektaufgabe vorschlagen. Die korrekte Projektaufgabe müssen Sie ggf. selbst auswählen.
• Ferner ist der Eingabemaske unbekannt, welchen Mitarbeiter Sie auswählen wollen, wenn auf eine Projektaufgabe mehr als ein Mitarbeiter eingeplant ist! Das System wir Ihnen dann irgendeinen Mitarbeiter vorschlagen. Den/die anderen Mitarbeiter müssen Sie ggf. selbst auswählen.

Stundenzettel

Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter

Nachdem die Zeitrückmeldung gespeichert wurde, kann in dem Stammsatz des Mitarbeiters ein Stundenzettel gedruckt werden. Auf dem Stundenzettel erscheinen alle Einsätze, die im Intervalleinsatzplan aufgeführt waren. 

Für das obige Beispiel ergibt sich folgender Stundenzettel 

 

Es kann auf dem Stundenzettel je Tag mehrere Einträge geben, sofern der Mitarbeiter an einem Tag auf mehreren Projektaufgaben eingeplant war.

 

Kalenderereignisse 

Stammdaten || Mitarbeiter  ||  Mitarbeiter  >>  Kalender Ereignisse

Das System berücksichtigt automatisch beim Mitarbeiter hinterlegte Kalendereignisse wie Urlaub oder Krank. 

 

Das gespeicherte Kalenderereignis verändert den Einsatzplan. Der Mitarbeiter ist für Montag den 20.11. nicht mehr im Einsatzplan vorhanden. 

 

Projektmanagement || Arbeitseinsatz Rückmeldung  ||  Arbeitseinsatz Rückmeldung  >>  Kalender Ereignisse

Das Kalenderereignis findet sich auch im Unterreiter der Arbeitszeitrückmeldung(en), so dass man schnell herausfinden kann, ob es im laufenden Zeitraum für den Mitarbeiter besondere Ereignisse gab.

 

Im Stundezettel findet sich das Kalenderereignis dann ebenfalls wieder.

 

Ausnahmen in den Arbeitszeitrückmeldungen  

Projektmanagement || Zeitrückmeldung  ||  Zeitrückmeldung

Wird in der Arbeitseinsatz Rückmeldung eine Rückmeldung für einen längeren Zeitraum gespeichert, legt das System beim Prozess des Speicherns für jeden einzelnen Einsatz ein eigener Datensatz angelegt (unter diesem Pfad). Diese Datensätze sind die eigentliche Grundlage für den Stundenzettel. 

 

Bild 16: In der Zeitrückmeldung finden sich die einzelnen Datensätze der Arbeitseinsatz Rückmeldung 

 

Wenn es durch Ausnahmen zu Umplanungen der Mitarbeiter kam, die im Intervalleinsatzplan nicht hinterlegt sind, aber in der Arbeitszeitrückmeldung berücksichtigt werden sollen, kann man an dieser Stelle noch Änderungen einfügen. Aber Achtung! Es kann hier nur der Mitarbeiter und/oder das Projekt (+Aufgabe) und/oder das Datum umgeplant werden, nicht aber die Arbeitszeit! Die Arbeitszeit für Intervalle wird aus der Arbeitseinsatzrückmeldung gezogen.

Am Donnerstag den 23.11. gab es betriebsinterne Gründe, dass 2 Mitarbeiter ihren Einsatzort getauscht haben. Auf die im Beispiel aufgeführte Projekteaufgabe ist also ein anderer Mitarbeiter eingesetzt worden. Dazu wird in der Zeitrückmeldung der korrekte Datensatz ausgewählt und darin die Kontaktperson (Mitarbeiter) geändert.

Bild 17: In der Zeitrückmeldung wurde der Mitarbeiter geändert.

 

Diese Änderung wirkt sich dann auf dem Stundenzettel der jeweiligen Mitarbeiter aus. Auf dem Stundenzettel unten fehlt nun der Einsatz für Donnerstag den 23.11. Dieser Einsatz würde nun auf dem Stundenzettel des anderen Mitarbeiters erscheinen.

Bild 18: Auf dem Stundenzettel von Mitarbeiter OpenZ-Wartungsuser taucht der Einsatz am 23.11. nicht mehr auf.

 

Einschränkungen

Die Logiken des Moduls Projektintervall gilt bis auf weiteres ausschliesslich zur Beplanung von Personal. Die Beplanung von Maschinen oder Material kann zwar wie bisher erfolgen, aber nicht in Intervallen.