Service-Projekte im ERP-System


Um erfolgreich Projekte z.B. bei der Wartung und Reinigung von Maschinen und Anlagen, IT-Dienstleistungen, Reparaturservice, Montage-, Entwicklungs-, Ingenieur-  und Beratungsleistungen durchzuführen, werden in der ERP Software Service-Projekte benutzt. Service-Projekte dienen dazu, dem Nutzer jederzeit einen Überblick über die zu erwartenden Kosten und die geplanten Materialien und Termine zu geben. Auf der anderen Seite werden die tatsächlich angefallenen Kosten, die verbrauchten Materialien und geleisteten Arbeiten dokumentiert.
So bekommen Sie eine projektbezogene, detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung. In der Kosten- und Leistungsrechnung sind die Projekte in diesem Sinne Kostenträger.
Jeder Beleg in der Buchhaltung kann, sofern er projektbezogen ist, direkt dem entsprechenden Projekt zugeordnet werden.

Service Projekt Anlegen

Anlegen eines Service-Projektes

Pfad: Projektmanagement || Projekte
wichtige Felder:

  • Projektkategorie: ServiceProjekt wählen.
  • Ausgeblendet: Das Projekt ist nur über Filtereinstellungen zu sehen. Wird gern für interne Projekte verwendet.
  • Startdatum / Abschlussdatum: Bei Projekten, die Zeitplanung benötigen. Ohne Angabe ist das Projekt zeitlich ungegrenzt.
  • Aufgaben zeitgleich zu Projekt: Alle Aufgaben haben dieselbe Zeitplanung.
  • Geschäftspartner: Wichtig, wenn Serviceleistungen automatisch abgerechnet werden.
  • Projektleiter: Wenn die Option Projektleiter Workflow aktiviert ist, steuert dies die Zugriffsrechte für das Projekt.
  • Anlage/Maschine/Resource: Übergeordnete (Kunden)-Anlage (Pfad: Anlagenverwaltung || Kunden-Anlage oder Anlagenverwaltung || Maschine), wird für die Planung von komplexeren Instandhaltungsprojekten verwendet.

Wenn das Projekt angelegt ist, folgen die Projektaufgaben. In den Aufgaben werden die Planungsdaten erstellt:

Service Projektaufgabe

Anlegen einer Projektaufgabe

Pfad: Projektmanagement || Projekte  ||  Projekte  >>  Aufgaben
wichtige Felder:
  • Fremdvergabe: Ist die Option aktiviert, erfolgt keine Mitarbeiterplanung oder Zeitrückmeldung. Material kann geplant, entnommen und als Packing List für die Bestellung gedruckt werden.
  • Farbe: In dieser Farbe erscheint die Aufgabe im Einsatzplan.
  • Leistungen direkt berechnen: Ist die Option gesetzt, können Zeiterfassungspositionen (etwa für Service-Leistungen) direkt in Rechnungspositionen generiert werden. Ein enormer Effizienzgewinn bei entgeldpflichtigen Service-Tätigkeiten, z.B. Hotlines.
  • Rückmeldungen abgeschlossen: Obwohl die Aufgabe noch nicht fertig ist, können keine Zeitrückmeldungen erfolgen.
  • Materialplanung über Lager (keine BANF): Bei Projekten, die aus dem eigenen Lager bedient werden, ist es in vielen Fällen sinnvoll, die Beschaffung von Material über das Lager zu planen. Ist die Option gesetzt, kann über das Lager geplant werden, sonst über Bedarfsanforderungen.

Planungsdaten erstellen


Sobald eine Aufgabe erstellt ist, können Planungsdaten zu Maschinen-, Personal- und Materialeinsatz formuliert werden.
Maschineneinsatz planen: Hier können Maschinen mit ihrem Verrrechnungssatz und ggf. einer abweichenden Zeitplanung dem Projekt zugeordnet werden.
Lieferantenleistung planen: Hier können die erwarteten Aufwände für die Lieferantenleistungen direkt eingegeben werden. Es wird dabei noch in Fremdleistungen unterschieden. Fremdleistungen werden über die Artikelkategorie bestimmt

Mitarbeiter planen
Mitarbeiterplanung
Mitarbeiter können der Aufgabe bequem per Mehrfachauswahl zugeordnet werden. Für die Mitarbeiter werden die Kosten aus den Vergütungskategorien berechnet.

Das Material kann ebenfalls bequem über Mehrfachauswahl geplant werden.
Materialplanung
Materialplanung


Die Ergebnisse der Planungen werden direkt im Projekt als geplante Kosten sichtbar:

Kostenplanung Projekt
Planung der Kosten im Projekt


Außerdem erscheinen Mitarbeiter und Maschinen im Einsatzplan:
Einsatzplan Projekte
Einsatzplan
Projekteinsatzplan Flexible Umplanung
Im Einsatzplan können die Einsätze der Mitarbeiter und Maschinen per Doppelklick flexibel umgeplant werden. Auch die Zeiten der Aufgabe können umgeplant werden.

Zuordnen der Dokumente

Jedes projektbezogene Dokument (Auftrag, Rechnung, Belegerfassung) kann und sollte dem Projekt zugeordnet werden.
Nur so kann eine aussagekräftige Kosten- und Leistungsrechnung entstehen.
Die Dokumente finden sich als Verweis in den Unterreitern Übersicht Rechnungen und Übersicht Aufträge im Projekt.
Wird ein Auftrag mit Projektbezug erstellt, wirkt sich das auf den geplanten Deckungsbeitrag aus:
Auftrag mit Projektbezug
Auftrag mit Projektbezug

Deckungsbeitrag im Projekt
Der Deckungsbeitrag wird im Projekt geplant.
Die Indirekten Kosten (s. Unterreiter) werden ebenfalls automatisiert ermittelt.


Ausführen der Projekte-Statusänderungen


Nachdem die Planungsphase beendet ist, wird das Projekt gestartet.
Es kann auch im laufenden Projekt jederzeit flexibel umgeplant werden.
Das Starten des Projektes bewirkt, dass das Projekt im Einsatzplan unter Filter Auftrag erscheint.
Nur bei gestarteten Projekten können Rechnungen oder Hauptbuchbelege zugeordnet werden. Aufträge erscheinen dann in Vertragssumme Verkauf.
Ist das Projekt noch nicht gestartet, erscheinen Angebote in Vertragssumme Verkauf. Im Einsatzplan sind noch nicht gestartete Projekte nur sichtbar, wenn der Filter Angebot genutzt wird. 
Ein Projekt kann geschlossen, kopiert und wieder geöffnet werden. Entsprechende Prozessknöpfe befinden sich auf der Hauptmaske.


Aktionen in der Projektaufgabe

Aktionen in der Projektaufgabe
Die Aktionen in der Projektaufgabe beziehen sich hauptsächlich auf die Materialwirtschaft

  • Materialplanung: Ermittelt für alle Einträge unter Materialplanung (Liste) die Art der Beschaffung. Bei vorhandenem Bestand wird der vorgeschlagene Entnahmelagerort eingetragen. Bei gesetzter Option Materialplanung über Lager (keine BANF) in der Aufgabe wird der Lagerort eingetragen, der bei Wareneingang benutzt wird, auch wenn kein ausreichender Bestand vorhanden ist. Wenn kein ausreichender Bestand und  Option Materialplanung über Lager aus ist, wird kein Lagerort eingetragen. Dann wird die Spalte Bedarfsanforderung in der Liste angehakt, also Beschaffung über BANF vorgeschlagen.
  • Bedarfsanforderung erstellen: für die Positionen in der Materialplanung (Liste), die die Bedarfsanforderung aktiviert haben, wird die BANF erstellt.
  • Bedarfsanforderung stornieren: Alle bereits erstellten Bedarfsanforderungen werden zurückgenommen. Der Einkauf darf noch nicht erfolgt sein. Bedarfsanforderungen, die zu Einkaufsaufträgen verarbeitet werden, routen beim Wareneingang das Material direkt in die Projektaufgabe. Die entsprechende interne Materialbewegung wird automatisiert beim Aktivieren des Wareneinganges erzeugt. Die Systemoption Autom. Materialentnahme bei Wareneingang muss dazu aktiviert sein.
  • Lagerentnahme: für alle Positionen, die einen Lagerort eingetragen haben, wird eine interne Materialbewegung (Entnahme) erzeugt. Es wird die Differenz aus den Feldern Menge und Menge erhalten entnommen (wenn die Differenz negativ ist, wird nicht entnommen).
  • Lagerrückgabe: für alle Positionen, die einen Lagerort eingetragen haben, wird eine interne Materialbewegung (Rückgabe) erzeugt. Es wird Menge erhalten zurückgegeben.
    Ein Spezialfall stellen teure Maschinen oder Ausrüstungsgegenstände dar, die im Stammsatz die Option bewegbar-Entnahme für Projekt tragen. Bei diesen soll der Verbleib getrackt werden. Die Maschine wird über eine Materialentnahme bei der Lagerentnahme entnommen. Bei der Lagerrückgabe kann gewählt werden (alles Material zurück oder nur Ausrüstung)
  • Aufgabe abschließen: Ist der Prozess ausgeführt, lassen sich keine Belege mehr zuordnen (kann leicht durch Deaktivieren der Option Fertig geändert werden).
  • Aufgabe abbrechen: Abgebrochene Aufgaben erscheinen nicht in der Vorkalkulation (tatsächlich angefallene Kosten werden aber weiterhin ausgewiesen).
    Auch abgebrochene Aufgaben können leicht durch Deaktivieren der entsprechenden Option wieder reaktiviert werden.

Die erzeugten Materialbewegungen lassen sich über die Linked Items Funktion jederzeit nachverfolgen. Auch der Unterreiter Projektmanagement || Projekte  ||  Projekte  >>  Aufgaben  >>  Materialbewegung dient der Übersicht.

LinkedItems Projektaufgabe

Ausführen der Projekte-Rückmeldungen und Rechungen


Die Rückmeldungen während der Projektausführung erfolgen über die Zeitrückmeldungen der Mitarbeiter und der Maschinen.
Während des Projektes werden die Rechnungen der Lieferanten und die Ausgangsrechnungen sowie die Hauptbuch-Belege dem Projekt zugeordnet.
Das Prinzip ist dasselbe, wie in "Zuordnen der Dokumente" (s.o.) beschrieben. Hier ist der Vorgang am Beispiel des Einkaufes erklärt.
 
Als Ergebnis erscheint ein
Vergleich von Plan und IST-Kosten sowie den Deckungsbeitrag für das Projekt.
Detaillierte Auswertungen zu den Projekten für die Kosten- und Leistungsrechnung finden Sie in den Auswertungen.
Plankosten Istkosten
Plan und Ist-Kosten am Ende des Projektes.