Zeitrückmeldungen und direkte Berechnung von Leistungen

Über die Zeitrückmeldung werden mehrere Ziele errreicht:

  1. Für Mitarbeiter kann ein Arbeitszeitkonto geführt werden. In diesem Fall müssen alle Zeiten erfasst werden. Es empfiehlt sich das Anlegen von internen Projekten, um die Zeiten zu erfassen, die nicht direkt Kundenprojekten zuzuordnen sind.
  2. Der Stundenzettel kann direkt zur Leistungslohnberechnung an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden. Alle relevanten Informationen sind enthalten.
  3. Für die Kosten- und Leistungsrechnung ergibt sich ein konkretes Bild über die anfallenden Kosten.
  4. Die Kosten werden direkt auf die Projekte abgebildet und dienen der Nachkalkulation.
  5. Eine direkte Berechnung von Leistungen an den Kunden bei Service-Projekten ist durch die Zeiterfassung möglich.

Es gibt 3 Arten von Zeitrückmeldungen für Mitarbeiter im System:

Standard Zeiterfassung
A: Standard-Zeitrückmeldung (Mitarbeiter)
Pfad: Projektmanagement || Zeitrückmeldung  ||  Zeitrückmeldung
In diesem Fenster kann für jeden Tag eine Zeit in Stunden hinterlegt werden.

Zeiterfassung Tageweise
B: Tageweise Rückmeldung Mitarbeiter (Modul Time Recording)
Pfad: Zeiterfassung  ||  Erfassung
Es sind 1/4 , 1/2 und ganze Tage eingebbar. Diese werden intern auf Arbeitstunden umgerechnet.

Zeiterfassung Wochenweise Leistungslohn

C: Intervall-Zeiterfassung, Erfassung von Leistungslöhnen (Arbeitseinsatz Rückmeldung)
Modul: Time Service
Pfad: Projektmanagement || Arbeitseinsatz Rückmeldung
In diesem Fenster kann ein Zeitbereich angewählt werden, anschließend die Angaben für jeden der Tage aufgenommen.
Wird die Option Samstag, Sonntag, Feiertag aktiviert, ermittelt das System auch für diese Tage Arbeitszeiten mit entsprechenden Zuschlägen.
Die Zuschläge werden in den Vergütungskategorien im Pfad: Stammdaten || Betriebliche Einstellungen || Vergütungskategorien  ||  Vergütungskategorien eingestellt.


Zeiterfassung Maschine
Die Zeiterfassung für Maschinen erfolgt mit der Standard Zeiterfassung (A).

Ergebnis


Die Zeitrückmeldungen wirken sich direkt in den Ist-Kosten des Projektes aus.
Der Stundenzettel weist die geleisteten Stunden aus.

Berechnung von Leistungen

Bei direkter Berechnung von Leistungen an den Kunden gib es folgende Vorausssetzungen:

  • In der Projektaufgabe muss die Option Leistungen direkt berechnen aktiviert sein.
  • Es muss Projektaufgaben geben, in denen Leistungen direkt berechnen angehakt ist. Zu diesen Projektaufgaben muss es im Menüpunkt Zeitrückmeldung einen oder mehrere Datensätze geben.
  • Der Kunde muss dem Projekt zugeordnet sein, d.h. im Projektkopf ist ein Geschäftspartner (Kunde) eingetragen.
  • In der Vergütungskategorie muss ein Artikel der Artikelart Dienstleistung zugewiesen sein und außerdem im oben genannten Artikel zur Leistungsberechnung eingetragen sein.
  • Voreinstellungen für Webshop Order (allgemein) müssen hinterlegt sein. Wichtig sind folgende Einstellungen: Einstellungstyp: Webshop Order, Dokumenten-Typ: Auftrag (SO), Preisliste: z.B. Preisliste Verkauf Euro.

Über den Prozess Projektmanagement || Leistungspositionen in Aufträge generieren kann die Leistungsberechnung vorgenommen werden.
Leistungpositionen berechnen



Der Prozess funktioniert folgendermaßen:
Der Nutzer wählt den Menüpunkt Leistungspositionen in Aufträge generieren und trägt im Popup-Fenster den gewünschten Zeitraum ein, für welchen die Leistungen aus den Zeitrückmeldungen berechnen werden sollen und klickt OK. Das System prüft dann alle Aufgaben, die  Leistungen direkt berechnen angehakt haben, nach erfassten Zeitrückmeldungen und sieht diese getrennt nach Projekten durch. Existiert für den im Projekt eingetragenen Geschäftspartner ein ABO-Auftrag, der mit dem Projekt verknüpft ist und liegt das nächste zu berechnende ABO-Intervall innerhalb der nächsten 3 Monate, so werden alle betroffenen Zeitrückmeldungen der Reihe nach, nach Datum sortiert, als einzelne Positionen in den Intervall-Auftrag übernommen. Existiert für den im Projekt eingetragenen Geschäftspartner kein ABO-Auftrag, so wird automatisch ein normaler Auftrag (SO) für den Kunden angelegt. Zu allen betroffenen Zeitrückmeldungen wird der Reihe nach, nach Datum sortiert, jeweils eine Position angelegt. Dabei kopiert das System aus der Zeitrückmeldung das Datum, die ausführende Person sowie als Leistung die Beschreibung der Zeitrückmeldung in die Beschreibung der Position. Als Artikel wird in der Position, der in der Vergütungskategorie angegebene Artikel für die Leistungsberechnung verwendet. Der Preis bestimmt sich über die Konditionen des Geschäftspartners. Als Menge der Position wird der Inhalt des Feldes Berechenbar aus der Zeitrückmeldung gezogen. Weichen in der Zeitrückmeldung die Werte aus den Feldern Stunden und Berechenbar voneinander ab, wird dem Text die Bemerkung: Tatsächlicher Aufwand: <Stunden> hinzugefügt. Ist berechenbar 0, so wird im Text die Bemerkung keine Berechnung hinzugefügt. Ist berechenbar 0, so wird der Inhalt des Feldes Stunden zwar als Menge eingetragen aber der Preis auf 0,00 gesetzt.

Die generierte Position trägt sich als Link in die Zeitrückmeldung ein. Bereits generierte Zeitrückmeldungen werden daher bei erneuter Ausführung des Prozesses nicht noch einmal berücksichtigt. Die Aufträge sind sofort im Status Aktiv und liefern daher sofort die zugehörigen Rechungsvorschläge unter Rechnung man. anlegen.