Geschäftsdaten anlegen

Dieser Beitrag im Handbuch soll Ihnen helfen, die nächsten Schritte in OpenZ alleine gehen zu können und Einrichtungen vorzunehmen, deren Parameter von Unternehmen zu Unternehmen recht individuell gehandhabt werden und daher von Ihnen selbst vorgenommen werden sollten.
 
Wenn Sie die Grundeinrichtung nicht selbst vorgenommen haben, und zunächst eine Orientierungshilfe benötigen, was Sie mit welchem Button machen können, dann rufen Sie sich den Beitrag auf: Die Oberfläche (GUI). In diesem Beitrag wird z.B. erklärt, wie Sie von einer Detailansicht in die Tabellenansicht wechseln und zurück oder mit welchem Button Sie einen neuen Datensatz anlegen.
Wenn Sie neue Datensätze anlegen, dann geben Sie besonders Acht auf gelb hinterlegte Felder. Diese Felder sind Pflichtfelder, ohne deren Befüllung ein Speichern des Datensatzes nicht gelingt.
 
Das Team von OpenZ übergibt Ihnen das System grundeingerichtet und funktionsbereit mit einigen allgemein gehaltenen Parametern, die Sie nun individualisieren und erweitern können.
 
Bitte beachten Sie bei allen Einstellungen, dass in OpenZ mit mehreren Unternehmen (Organisationen) gleichzeitig operiert werden kann. Ordnen Sie daher Datensätze, die nur für eine Organisation gelten sollen, auch nur dieser Organisation zu. Gibt es Datensätze die unternehmens-/organisationsübergreifend gelten sollen, können Sie statt einer speziellen Organisation den Wert * eintragen.

Merke: Datensätze mit * gelten in allen angelegten Organisationen und sind dort einsehbar und je nach Einstellung in der Rolle für den Nutzer auch bearbeitbar.

Tipp

Als Hilfestellung können die Einstellungen mit dem Demosystem verglichen werden, welches über die Homepage erreichbar ist.

Allgemeine Einstellungen

Zunächst sollten Sie in den 4 folgenden Bereichen die allgemein gehaltene Einstellungen überprüfen und ggf. verändern:
  • Preislisten
  • Geschäftspartner Gruppen 
  • Artikel Kategorien
  • Lager

Preislisten 

In der Regel wird eine VK- und eine EK-Preisliste in Euro angelegt sein, je nach Absprache als Netto- oder Brutto-Preisliste. Wenn Sie mit weiteren Währungen arbeiten, müssen Sie für jede Währung eine eigene Brutto- oder Netto-Preisliste als Einkaufs- oder Verkaufspreisliste angelegen. Auch können Preislisten je Währung doppelt existieren, wenn Sie z.B. für einen speziellen Kunden eine Extra-Preisliste führen. Arbeiten Sie mit mehreren Organisationen (Unternehmen) in OpenZ, dann können Sie je Organisation eigene Preislisten anlegen oder vergeben - den * als übergreifende Organisationseinheit.
 
  • PfadStammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Name, Währung
  • Datensatz speichern
Info

Es muss und darf je Organisation, nur eine Einkaufspreisliste und nur eine Verkaufspreisliste den Haken bei Standard gesetzt haben.

Preislistenversion

Jede Preisliste benötigt zwingend eine Preislistenversion, ansonsten funktioniert die angelegte Preisliste nicht.

Die Versionierung Ihrer Preislisten bietet zudem die Möglichkeit, jederzeit in älteren Preislisten nachsehen zu können, was der Artikel in einem bestimmten Zeitraum einmal gekostet hat.

  • PfadStammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten » Versionen
  • wechseln: Unterreiter Versionen
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Name, Gültig von
  • Datensatz speichern

 

Geschäftspartnergruppen

Geschäftspartnergruppen werden benötigt, um Geschäftspartner einteilen zu können. Diese Einteilung hilft gezielt einzelne Gruppen zu filtern und auszuwerten sowie bei Nutzung des Moduls Buchhaltung entsprechende Kontierungen zu hinterlegen. Jeder Geschäftspartner muss einer Geschäftspartnergruppe zugewiesen werden. 
Sofern die Grundeinrichtung durch das OpenZ-Team vorgenommen wurde und es keine weiteren Absprachen gab, existieren die 3 Gruppen Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Diese Gruppen können nun verändert oder neue angelegt werden.
 
  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Geschäftspartnergruppen || Gruppen
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
  • Datensatz speichern
Info

Es muss und darf rur eine Geschäftspartnergruppe als Standard gesetzt sein. 

 

Artikelkategorien

Genau wie die Geschäftspartner müssen auch die Artikel eingeteilt werden, um diese später nach Ihren Artikelkategorien filtern und auswerten zu können. Bei Nutzung des Modules Buchhaltung können den Artikelkategorien schon entsprechende Kontierungen mitgegeben werden, die dann für alle zugeordneten Artikel einer Kategorie gelten. Desweiteren kann für die Artikel einer Kategorie schon die zu verwendende Steuer eingestellt werden.
Sofern die Grundeinrichtung durch das OpenZ-Team vorgenommen wurde und es keine weiteren Absprachen gab, existiert die Artikelkategorie AllgemeinDiese Kategorie kann nun verändert oder es können neue angelegt werden. 
 
  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Artikel-Kategorie || Artikel-Kategorie
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
  • Datensatz speichern
Info
Es muss und darf nur eine Artikelkategorie als Standard gesetzt sein.

Weitere Informationen zur Kontierung finden Sie hier

 

Lager

Für eine Materialwirtschaft muss zwingend mind. ein Lager existieren.

Mit OpenZ lassen sich mehrere physische Lagerstandorte mit Adresse verwalten, die wiederum mehrere Lagerorte als Ordnungseinheit beinhalten können. Sofern die Grundeinrichtung durch das OpenZ-Team vorgenommen wurde und es keine weiteren Absprachen gab, existiert das Lager Hauptlager incl. eines Lagerortes. Dieses Lager kann nun verändert und weitere Lager angelegt werden. 

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Standort/Anschrift, Zwischenzeichen
  • Datensatz speichern
Info

Wird mit mehreren Lagern gearbeitet, so kann in den User-Einstellungen ein Lager als Standardlager definiert werden. Meist wird dann der Standardlagerort des gewählten Lagers genommen, z.B. bei der Anlage eines neuen Artikels.

Lagerort

Ein Lager benötigt zwingend mindestens einen Lagerort, um die genaue Position Ihrer Artikel im Lager anzeigen und verwalten zu können. Lagerorte dienen als Ordnungseinheit inerhalb eines Lagers, mittels derer eine feine Unterteilung vorgenommen werden kann, wie z.B. Hauptlager, Retourenlager, Reparaturlager ... etc. So benötigen Arbeitsgänge in Produktionen z.B. Entnahme- und Rückgabelagerorte für die entnommenen und produzierten Artikel. 

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager » Lagerort
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, relative Priorität, Gang (X), Ort (Y), Ebene (Z)
  • Datensatz speichern
 Info

Es muss und darf nur ein Lagerort je Lager als Standard gesetzt sein.

 

Unabhängig vom individuellen unternehmerischen Prozess ist das System nun aufnahmebereit für die anzulegenden Stammdaten und Geschäftspartner.
Es wird empfohlen die Geschäftspartner vor den Artikeln anzulegen, da unter Artikel/Einkauf dann schon gleich die Lieferanten angegeben werden könnten.

Es können nun aber auch noch weitere Einstellungen für den individuellen unternehmerischen Prozess angelegt werden.

 

Dokumentenparameter einstellen

 

Zahlungsbedingungen

In Openz können beliebig viele Zahlungsbedingungen angelegt werden - und mit Skonto ausgestattet werden. In einer aktiven Rechnung errechnet sich aus der Anzahl der Tage einer Zahlungsbedingung, das Datum der Fälligkeit. In der Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten kann dann nach dem Fälligkeitsdatum gefiltert werden, um säumige offene Posten zu finden. Beim Zahlungsausgleich wird die Anzahl der Tage für Skonto berücksichtigt und die entsprechenden Beträge automatisch für den entsprechenden Zeitraum vorgeschlagen. Außerdem kann bei Geschäftspartnern eine Zahlungsbedingung als Standard hinterlegt werden.

  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Zahlungsbedingungen  ||  Zahlungsbedingungen
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Tage
  • befüllen Feld: Dokument Notiz (Dieser Text erscheint auf den Ausdrucken!)
  • aktivieren Feld: Nächster Geschäftstag (Wenn die Anzahl der Tage den aktuellen Tag nicht mitberechnen soll)
  • speichern
Info

Es muss und darf nur eine Zahlungsbedinung als Standard gesetzt sein.

 

Belegkreise (Dokumentennummern)

In OpenZ werden für alle auswählbaren Dokumente eigene Nummernkreise gepflegt, aber auch für Artikel, Geschäftspartner, Projekte etc. Die Nummernkreise können individuell angepasst werden und auch mit einerm Vor- oder Nachwert versehen werden. Je Organisation kann ein eigener Numemrnkreis gepflegt werden.

Tipp: Das Auffinden des richtigen Belegkreises gelingt am leichtesten mit der englischen Spracheinstellung. Der Belegkreis ist im englischen so benannt, wie das zugehörige Dokument in englischer Sprache.

  • PfadEinstellungen || System-Stammdaten || Belegkreise  ||  Belegkreise 
  • auswählen Datensatz
  • wechseln in die Detailansicht
  • eintragen Änderungen 
  • speichern
Info

Unterschiedliche Belegkreise bei mehreren Organisationen sind im Unterreiter Org Specific als neue Datensätze anzulegen. Hier ist es am sinnvollsten, den zentralen Datensatz auf * anzulegen und die Belegkreise für die Organisationen in dem Unterreiter zu erfassen.

 

Textmodul

In OpenZ können je Dokumententyp wiederholende Standardtexte voreingestellt  werden. Damit diese Textmodule in Dokumenten automatisch berücksichtigt werden, darf das Erstellungs/Änderungsdatum des Textmodules nicht vor dem Erstellungsdatum des Dokumentes liegen. Nachträglich erstellte Textmodule müssen in den Dokumenten manuell aktiviert werden.

PfadEinstellungen || System-Stammdaten || Textmodule  ||  Textmodule 

Für das Anlegen von Textmodulen gibt es im Handbuch einen eigenen Beitrag hier: Handbuch-Textmodule

 

Mahnungen

In OpenZ gibt es die Möglichkeit, für Rechnungen entsprechende Mahnschreiben zu generieren. Dafür müssen zunächst die entsprechenden Mahnstufen erstellt werden. In Rechnungen mit überschrittener Fälligkeit kann die Mahnstufe eingetragen und dann als Dokument ausgedruckt werden. Die eingetragene Mahnstufe findet sich auch in der Übersciht Forderungen und Verbindlichkeiten wieder.
Tipp

Vergleiche dazu auch Changelog 3.0.14 Seite 1-2. oder Handbuch OpenZ/lightspeed Kapitel 5

PfadStammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Mahnstufen  ||  Mahnstufen 
  • anwählen: Neuer Datensatz 
  • befüllen Pflichtfelder: Organisation, MahnstufeNameReport-Titel
  • eintragen Feld: Text oben (dieser Text wird auf der Mahnung gedruckt)
  • eintragen Feld: Text unten (dieser Text wird auf der Mahnung gedruckt)
  • speichern
Info
Die Mahnfunktionen sind bislang kein automatischer Prozess und manuell auszuführen.

Beim Druck muss die entsprechende Reportvorlage ausgewählt werden.

 

Organisationseinstellungen

Konfigurationsoptionen

Mit den Konfigurationsoptionen können grundlegende Einstellungen im System getroffen werden, ob z.B. einzelne Dokumente nach dem automatischen Generieren auch automatisch den Status Aktiv haben sollen oder ob die Nummernkreise der Suchschlüssel für Artikel oder Geschäftspartner aktiviert oder deaktiviert werden können. Für die Nutzung dieser Einstellungen sollte der eigene Prozess berücksichtigt werden. Gerne prüft das OpenZ-Team mit Ihnen zusammen Ihren Prozess und die Möglichkeiten in OpenZ. Es werden hier also nur Einstellungen vorgenommen, wenn man genau weiß was man hier einstellen möchte. Ansonsten diesen Punkt überspringen.
 
PfadEinstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Konfiguration Optionen 
 
Im Handbuch gibt es einen Beitrag welcher die Funktionen der einzelnen Optionen erklärt.

https://www.openz.de/open-source-erp-einstellungen/organisation-konfiguration-optionen.html

 

Konfiguration Ausdrucke

Mit den Konfigurationen für die Ausdrucke kann der Ausdruck spezieller Informationen gesteuert werden. So kann z.B. bei Verwendung der Rechungsregel nach Lieferung die Lieferscheinnummer auf die Rechnung gedruckt werden. Über die Sequenzen lassen sich die gedruckten Informationen in eine Reihenfolge ordnen.

Auch hier gilt: Einstellungen bitte nur vornehmen, wenn man weiß was man will. Ansonsten diesen Punkt überspringen.

 Pfad: Einstellungen || Unternehmen || Organisation  ||  Organisation  >>  Konfiguration Ausdrucke

Hier genügt es die entsprechenden Haken zu setzen die man benötigt.

 

Rollen und Rechte

Mit dem Anlegen von Rollen und dem Vergeben von Rechten können für die einzelnen Arbeitsplätze entsprechende Zugriffsrechte eingestellt werden.

Pfad: Einstellungen || Sicherheit || Rollen / Rechte  ||  Rollen

Für das Anlegen neuer Rollen und Rechte gibt es im Handbuch schon folgende Anleitung:

https://www.openz.de/open-source-erp-einstellungen/rollen-rechte.html

 

Speziellere Einstellungen

Attribute

Mit Attributen können die Ausstattungsmerkmale eines Artikels dargestellt werden. Zum Beispiel in der Bekleidungsbranche kann ein Artikel durch Attribute wie Größe und Farbe näher definiert werden, ohne jür jede Ausstattungsvariante einen eigenen Artikel anlegen zu müssen. Nach dem Anlegen der einzelnen Attribute und ihrer Werte müssen diese noch in Attributsätzen zusammengefaßt werden. Ab Version 3.0.20 sind die Attribute in den grundlegenden Einkaufs- und Verkausprozessen durchgängig einsetzbar.

Anlegen von Attributen

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Attribute  ||  Attribute

Anlegen von Attributsätzen

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Attributsätze  ||  Attributsätze

Bei erscheinen der Version 3.0.20 wird zum Thema Attribute eine Anleitung im Handbuch veröffentlicht.

 

Preisgestaltungen

Das Anlegen von Preisgestaltungen ist eine umfangreiche Funktion in OpenZ, die in mehreren Enwicklungszyklen gewachsen ist. Preisgestaltungen können an mehreren Stellen im System angelegt werden. Unter anderem können damit z.B. Rabattstaffeln hinterlegt werden.

Preisgestaltung Allgemein
Pfad: Stammdaten || Preislisten || Preisgestaltung  ||  Preisgestaltung
 

Dieses Fenster ist der Ursprung aller nachfolgenden Preisgestaltungen. Hier könnten auch alle Preisgestaltungen der nachfolgenden Fenster eingestellt werden. Jedoch haben die nachfolgenden Fenster den Vorteil der Vorbelegung z.B. für einen entsprechenden Artikel. Alle Preisgestaltungen, auch die aus anderen Fenstern, können hier per Filter wiedergefunden werden.

Preisgestaltung EK-Artikel

Pfad: Stammdaten || Artikel  ||  Artikel  >>  Einkauf  >>  Preisgestaltung

Preisgestaltung VK-Artikel

Pfad: Stammdaten || Artikel  ||  Artikel  >>  Verkaufspreis  >>  Preisgestaltung

Preisgestaltung Kunden

Pfad: Stammdaten || Geschäftspartner  ||  Geschäftspartner  >>  Kunde  >>  Preisgestaltung - Kundenartikel

Beispiel für 10%  Rabatt auf einen VK-Artikel für die Staffelmenge 10 Stück bis 99 Stück
Voraussetzung ist, das ein Datensatz mit VK-Preis im übergeordneten Reiter bereits existiert.
 
anwählen: Neuer Datensatz
eintragen: Datum von
eintragen: Stückzahl von → 10
eintragen: Stückzahl bis → 99
eintragen: Rabatt % → 10
speichern
 

Wird nun im Verkaufsauftrag eine Position mit diesem Artikel angelegt, findet dort der Rabatt automatisch Berücksichtigung, sofern die entsprechenden Mengen angegeben werden. 

Info
Werden Datensätze in der Preisgestaltung angelegt, so wirken diese nur auf neu angelegte Auftragspositionen. Sie wirken nicht auf schon vorhandene Positionen.

 

Mengeneinheiten

In OpenZ sind diverse Grundeinheiten schon angelegt. Bei Bedarf können aber einfach weitere Einheiten angelegt werden. Oft werden weitere individuelle Verpackungseinheiten angelegt, da diese als Bestelleinheit benötigt werden.

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Einheiten  ||  Mengeneinheiten

Beispiel für das anlegen der Verpackungseinheit 25 Stk Karton inkl. Umrechnungsfaktor.
anwählen: Neuer Datensatz
eintragen: EDI-Code → 2-stellig (beliebig)
eintragen: Mengeneinheit → 3-stellig (wird als Kürzel in Dokumenten gedruckt)
eintragen: Name ; wird bei der Auswahl in den Artikeln angezeigt
ggf. noch eintragen: Standardgenauigkeit ; gibt die zu berücksichtigenden Nachkommastellen an (hier 0)

speichern

wechseln zu Unterreiter
Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Einheiten  ||  Mengeneinheiten  >>  Umrechnung
anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Zu Mengeneinheit → Stück
eintragen: Multiplikationsrate → 25

speichern

 

CRM-Kontaktarten

Die Kontaktarten, welche in der Kommunikation beim Geschäftspartner Verwendung finden, können hier selbst definiert werden.

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || CRM Kontaktarten  ||  Arten von Kontakten

anwählen: Neuer Datensatz
befüllen Pflichtfelder: Organisation, Name

speichern

 

Interessensgebiete und Mailvorlagen

Aus Openz heraus können Mails verschickt werden, um z.B. News zu versenden oder Weihnachtsgrüße zu platzieren. Dafür ist es zunächst notwendig Interessensgebiete zu defnieren. Den Kontaktpersonen der Geschäftspartner können anschliessend diese Interessensgebiete zugeordnet werden. Danach kann dann je nach Ereignis eine Mailvorlage erstellt werden, welche an alle zugeordneten Inhaber eines Interessengebietes versendet wird.

Anlegen der Interessensgebiete
Pfad: CRM || Einstellungen || Interessensgebiete  ||  Themen
 
anwählen: Neuer Datensatz
befüllen Pflichtfelder: Organisation, Name

speichern

Anlegen der Mailvorlagen
Pfad: CRM || Einstellungen || Mailvorlagen  ||  Mailvorlagen
 
befüllen Pflichtfelder: Organisation, Name, Brieftext
eintragen: Briefkopf

speichern

 

Wechselkurse

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Wechselkurse  ||  Wechselkurse

 

Vergütungskategorien

 Pfad: Stammdaten || Betriebliche Einstellungen || Vergütungskategorien  ||  Vergütungskategorien

 

Betriebskalender / Kalenderereignisse

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Kalender Ereignis  ||  Ereignis

Anleitung:

https://www.openz.de/open-source-erp-einstellungen/betriebskalender-kalenderfunktionen.html

 

Provisionen

Pfad: Vertrieb || Einstellungen || Einstellung Provisionen  ||  Provisionen

 

Incoterms

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Int. Handelsklauseln  ||  Int. Handelsklauseln

 

 

Noch zu überarbeitende Info 

Alle Geschäftsdaten, die ins System eingegeben werden, sind untereinander verknüpft. Legen Sie beispielsweise einen Lieferanten an und bestellen bei diesem Lieferanten einen Artikel, sind Lieferant, bestellter Artikel und Bestellung miteinander verknüpft. Löschungen von Geschäftsdaten sind nur möglich, wenn keinerlei Verknüpfungen mehr bestehen. Löschungen sollten nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden, das Mittel der Wahl um veraltete Geschäftsdaten zu „löschen“ ist die Deaktivierung, wodurch diese Daten im System nicht mehr angezeigt werden.


Linked Items

Verknüpfungen untereinander lassen sich mit dem „Linked Items“-Button verfolgen, eine wichtige Suchfunktion im System. Hier haben Sie die Möglichkeit zu prüfen, ob z.B. zu einer Bestellung bereits ein Wareneingang zugeordnet ist oder ob zu einem Auftrag bereits eine Rechnung erstellt wurde.

 

Linked Items
Linked Items