Weitere  Stammdaten anlegen

Dieser Beitrag im Handbuch soll ihnen helfen, die Einstellungen vorzunehmen, deren Parameter von Unternehmen zu Unternehmen recht individuell gehandhabt werden und daher von ihnen selbst vorgenommen werden sollten.
 

Bitte beachten sie bei allen Einstellungen, dass in OpenZ mit mehreren Unternehmen (Organisationen) gleichzeitig operiert werden kann. Ordnen sie daher Datensätze, die nur für eine Organisation gelten sollen, auch nur dieser Organisation zu. Gibt es Datensätze die unternehmens-/organisationsübergreifend gelten sollen, können sie statt einer speziellen Organisation den Wert * eintragen.

Merke: Datensätze mit * gelten in allen angelegten Organisationen und sind dort einsehbar und je nach Einstellung in der Rolle für den Nutzer auch bearbeitbar.


Allgemeine Einstellungen

In den folgenden Bereichen werden die Einstellungen beschrieben:

  • Preislisten
  • Geschäftspartner Gruppen 
  • Artikel Kategorien
  • Lager
  • Zahlungsbedingungen

Preislisten

In der Regel wird nach Anforderung je eine VK- und eine EK-Preisliste als Netto- oder Bruttopreisliste in Euro vorhanden sein. Wenn sie mit weiteren Währungen arbeiten, müssen sie für jede Währung eine eigene Brutto- oder Netto-Preisliste als Einkaufs- oder Verkaufspreisliste angelegen. Auch können Preislisten je Währung doppelt existieren, wenn sie z.B. für einen speziellen Kunden eine Extra-Preisliste führen. Falls sie mit mehreren Organisationen (Unternehmen) in OpenZ arbeiten,  können sie je Organisation eigene Preislisten anlegen oder vergeben - jedoch * als übergreifende Organisationseinheit.
 
  • PfadStammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten
  • Pflichtfelder: Organisation, Name, Währung
Info

Es muss und darf je Organisation, nur eine Einkaufspreisliste und nur eine Verkaufspreisliste den Haken bei Standard gesetzt haben.
Einkaufspreislisten: Hier legt man einen Datensatz pro Währung -  Brutto/Netto an. In der Version wird lediglich ein Dummy Datensatz benötigt.
Im Verkauf geben die Preislistenversionen die Grundpreise der jeweiligen Artikel an; im Einkauf dienen sie lediglich zur Einstellung der Währung.

Preislistenversion

Jede Preisliste benötigt zwingend eine Preislistenversion,  die angelegte Preisliste funktioniert sonst nicht.

Die Verwaltung ihrer Versionen der Preislisten bietet die Möglichkeit, jederzeit in älteren Preislisten nachsehen zu können, was der Artikel in der Vergangenheit gekostet hat.
Preislistenversion
Preislisten (Versione VK)

  • PfadStammdaten || Preislisten || Preislisten || Preislisten » Versionen
  • wechseln: Unterreiter Versionen 
  • Pflichtfelder: Organisation, Name, Gültig von

Geschäftspartnergruppen

Geschäftspartnergruppen werden benötigt, um Geschäftspartner einteilen zu können. Diese Einteilung hilft gezielt einzelne Gruppen zu filtern und auszuwerten, sowie bei Nutzung des Moduls Buchhaltung entsprechende Kontierungen zu hinterlegen. Jeder Geschäftspartner muss einer Geschäftspartnergruppe zugewiesen werden. 
 
 
  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Geschäftspartnergruppen || Gruppen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
Info

Es muss und darf nur eine Geschäftspartnergruppe als Standard gesetzt sein. 
Geschäftspartnergruppe dient als Filter im Selektor
Geschäftspartnergruppe kann für Preisgestaltungen herangezogen werden
Geschäftspartnergruppe ist ein wichtiges Kriterium bei Auswertungen (z.B. in Dimensionsanalysen)

 

Artikelkategorien

Genau wie die Geschäftspartner müssen auch die Artikel eingeteilt werden, um diese später nach Ihren Artikelkategorien filtern und auswerten zu können. Bei Nutzung des Modules Buchhaltung können den Artikelkategorien schon entsprechende Kontierungen mitgegeben werden, die dann für alle zugeordneten Artikel einer Kategorie gelten. Des Weiteren kann für die Artikel einer Kategorie die zu verwendende Steuer eingestellt werden.
Sofern die Grundeinrichtung durch das OpenZ-Team vorgenommen wurde und es keine weiteren Absprachen gab, existiert die Artikelkategorie AllgemeinDiese Kategorie kann nun verändert oder neu angelegt werden. 
 
  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Artikel-Kategorie || Artikel-Kategorie
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name
Artikelkategorien
Artikelkategorien

Relevante Einstellungen:
Fremdleistung: Dient bei den Projektauswertungen zur Unterscheidung der Dienstleistungsartikel
Material für Projekt / Produktion: Nur wenn dieser Haken gesetzt ist, können die Artikel in der Materialplanung im Projekt ausgewählt werden.
Vor-Selektion Direkte Belegeingabe: Diese Artikelkategorie ist bei der Direkten Belegeingabe im Filter des Selektor vorbelegt.
Vorbelegung 'Artikel mit PL' im EK: Diese Artikelkategorie ist im Einkaufsauftrag im Filter des Selektor vorbelegt.
Vorbelegung 'Artikel mit PL' im VK: Diese Artikelkategorie ist im Verkaufsauftra im Filter des Selektor vorbelegt.
Steuer: Vorbelegter Steuersatz für die Artikel der Kategorie


Info
Es muss und darf nur eine Artikelkategorie als Standard gesetzt sein.

Weitere Informationen zur Kontierung finden sie hier
Artikelkategorie dient als Filter im Selektor
Artikelkategorie kann für Preisgestaltungen herangezogen werden
Artikelkategorie ist ein wichtiges Kriterium bei Auswertungen (z.B. in Dimensionsanalysen und Projektauswertungen)

 

Lager

Für eine Materialwirtschaft muss zwingend mindestens ein Lager existieren.

Mit OpenZ lassen sich mehrere physische Lagerstandorte mit Adresse verwalten, die wiederum mehrere Lagerorte als Ordnungseinheit beinhalten können.

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Standort/Anschrift, Zwischenzeichen
Info

Wird mit mehreren Lagern gearbeitet, so kann in den User-Einstellungen ein Lager als Standardlager definiert werden. Es wird dann der Standardlagerort des gewählten Lagers genommen, z.B. bei der Anlage eines neuen Artikels.

Besondere Eigenschaften
Sperrlager: Die Lagermengen dieses Lager werden bei der Materialplanung NICHT berücksichtigt. Das System verhält sich so, als wären die Artikel in dem Lager nicht vorhanden.
Ist Spediteur: Diese Einstellung dient dazu Lagermengen bei Logistikpartnern zu verwalten.
Bei E-Commerce-Schnittstellen (Webshop) kann das Lager über den Channel (Logistikpartner) automatisch bestimmt werden, über den die Ware zugestellt wird (DropShip bzw. Fullfillment).

Lagerort

Ein Lager benötigt zwingend mindestens einen Lagerort, um die genaue Position Ihrer Artikel im Lager anzeigen und verwalten zu können. Lagerorte dienen als Ordnungseinheit innerhalb eines Lagers, mittels derer eine feine Unterteilung vorgenommen werden kann, wie z.B. Hauptlager, Retourenlager, Reparaturlager ... etc. So benötigen Arbeitsgänge in Produktionen z.B. Entnahme- und Rückgabelagerorte für die entnommenen und produzierten Artikel. 

  • Pfad: Lagerverwaltung || Einstellungen || Warenlager || Lager » Lagerort
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, relative Priorität, Gang (X), Ort (Y), Ebene (Z)
Info

Es muss und darf nur ein Lagerort je Lager als Standard gesetzt sein.
Für die Warenwirtschaft ist es die beste Praxis, nicht zu viele Lagerorte für dieselben Artikel innerhalb eines Lagers anzulegen.
Die Lagerorte sollte man so anlegen, das sich ein bestimmerter Artikel i.d.R. immer an einem Lagerort befindet. 


 

Zahlungsbedingungen

In Openz können beliebig viele Zahlungsbedingungen angelegt werden - und mit Skonto ausgestattet werden. In einer aktiven Rechnung errechnet sich aus der Anzahl der Tage einer Zahlungsbedingung, das Datum der Fälligkeit. In der Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten kann dann nach dem Fälligkeitsdatum gefiltert werden, um säumige offene Posten zu finden. Beim Zahlungsausgleich wird die Anzahl der Tage für Skonto berücksichtigt und die entsprechenden Beträge automatisch für den entsprechenden Zeitraum vorgeschlagen. Außerdem kann bei Geschäftspartnern eine Zahlungsbedingung als Standard hinterlegt werden.

  • Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Zahlungsbedingungen  ||  Zahlungsbedingungen
  • Pflichtfelder: Organisation, Suchschlüssel, Name, Tage
  • Feld: Dokument Notiz (Dieser Text erscheint auf den Ausdrucken!)
  • Feld: Nächster Geschäftstag (Wenn die Anzahl der Tage den aktuellen Tag nicht mitberechnen soll)
Info

Es muss und darf nur eine Zahlungsbedinung als Standard gesetzt sein.

Mahnstufen

In OpenZ gibt es die Möglichkeit, für Rechnungen entsprechende Mahnschreiben zu generieren. Dafür müssen zunächst die entsprechenden Mahnstufen erstellt werden. In Rechnungen mit überschrittener Fälligkeit kann die Mahnstufe eingetragen und dann als Dokument ausgedruckt werden. Die eingetragene Mahnstufe findet sich auch in der Übersciht Forderungen und Verbindlichkeiten wieder.

PfadStammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Mahnstufen  ||  Mahnstufen 
  • Pflichtfelder: Organisation, MahnstufeNameReport-Titel
  • eintragen Feld: Text oben (dieser Text wird auf der Mahnung gedruckt)
  • eintragen Feld: Text unten (dieser Text wird auf der Mahnung gedruckt)
Info
Die Mahnfunktionen können ohne einen automatischen Prozess manuell in die Rechnung übernommen werden.

Beim Druck muss die entsprechende Reportvorlage (nur pro einzelner Rechnung) ausgewählt werden.
Für ein automatisiertes Mahnwesen, das alle offenen Posten der Kunden in ein Dokument generiert, gibt es das Modul Mahnwesen,. Dieses kann in das System installiert werden kann.

Mengeneinheiten

In OpenZ sind diverse Grundeinheiten schon angelegt. Bei Bedarf können weitere Einheiten angelegt werden. Oft werden weitere individuelle Verpackungseinheiten angelegt, da diese als Bestelleinheit benötigt werden.

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Einheiten  ||  Mengeneinheiten

Beispiel für das Anlegen der Verpackungseinheit 25 Stk Karton inkl. Umrechnungsfaktor.
anwählen: Neuer Datensatz
eintragen: EDI-Code → 2-stellig
eintragen: Mengeneinheit → 3-stellig (wird als Kürzel in Dokumenten gedruckt)
eintragen: Name ; wird bei der Auswahl in den Artikeln angezeigt
ggf. noch eintragen: Standardgenauigkeit ; gibt die zu berücksichtigenden Nachkommastellen an (hier 0)

wechseln zu Unterreiter

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Artikel || Einheiten  ||  Mengeneinheiten  >>  Umrechnung

anwählen: Neuer Datensatz
auswählen: Zu Mengeneinheit → Stück
eintragen: Multiplikationsrate → 25

Wechselkurse

Pfad: Einstellungen || System-Stammdaten || Wechselkurse  ||  Wechselkurse

Hier werden die Kurse für Währungsumrechnungen definiert.
Wenn man z.B. von der EZB die Kurse einträgt, muss immer EUR an erster Stelle stehen, erst dann gibt man die Fremdwährung, das Datum und den Kurs an.

Wechselkurse
Wechselkursse

Incoterms

Pfad: Stammdaten || Einstellungen Geschäftspartner || Int. Handelsklauseln  ||  Int. Handelsklauseln
Dienen zur Einstellung der Lieferarten bei Aufträgen im Einkauf und Verkauf.
Incoterms sind genormt im System vorhanden, können aber verändert und ergänzt werden.

Vergütungskategorien

 Pfad: Stammdaten || Betriebliche Einstellungen || Vergütungskategorien  ||  Vergütungskategorie
Die Vergütungs-Kategorie steuert den Verrrechnungssatz für Produktions- und Projekteinsätze von Mitarbeitern.
Über den Unterreiter Kosten wird der Verrechnungesatz angegeben.
Die Zuschläge beziehen sich auf Zulagen, die bei der Berechnung im Projektmanagement angegeben werden (z.B.: Helmzeiten)

Pfad: Stammdaten || Betriebliche Einstellungen || Zuschläge
Die hier eingestellten Zuschläge beziehen sich auf die in den Vergütungskategorien eingestellten Kosten und gelten für Sonder-Arbeitszeiten, z.B. Zuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit.