Ablauf Reparaturauftrag


Der Reparaturauftrag wird für Wartungs-/Reparaturarbeiten an Artikeln mit Seriennummer verwendet.
Der Vorteil von Artikeln die Seriennummern führen, ist, dass alle Informationen automatisiert und gerätespezifisch hinterlegt werden können.
Es ist pro Reparaturartikel (Seriennummer) auch jeweils 1 Reparaturauftrag anzulegen.

Reparaturauftrag anlegen

Im Wesentlichen verhält sich der Reparaturauftrag wie ein Standardauftrag (SO).
Allerdings gibt es für den Reparaturauftrag folgende Abweichungen:
  • nach Auswahl des Reparaturauftrages erscheint das Feld Artikel (oben rechts) in der Kopfmaske.
  • Zu diesem Reparaturartikel gibt es speziell auszulösende Warenbewegungen
Feld 'Artikel' in Kopfmaske
Feld 'Artikel' in Kopfmaske

In dem Feld Artikel ist (nach dem Speichern!) der zu reparierende Artikel einzutragen und nicht etwa in den Positionen.
In den Positionen muss ein Artikel eingetragen werden. Das könnte z.B. eine zu berechnende Dienstleistung sein, wie etwa eine kostenpflichtige Inspektion, bei welcher der Umfang des Reparaturaufwandes erst ermittelt wird und die jedem Fall zu berechnen ist.
Auch verbaute Ersatzteile sind dann später in die Positionen des Reparaturauftrages einzutragen.
Danach wird der Auftrag aktiviert.

  • Pfad: Vertrieb || Aufträge  ||  Aufträge
  • anwählen: 'neuer Datensatz'
  • auswählen: Ziel-Belegart --> 'Reparaturauftrag'
Auswahl: Reparaturauftrag
Auswahl: Reparaturauftrag

  • auswählen: Geschäftspartner
  • (auswählen: Projekt ?)
  • speichern
  • eintragen: Feld 'Artikel', den Reparaturartikel
  • wechseln: Unterreiter 'Positionen'
  • anwählen: 'neuer Datensatz'
  • auswählen: (Dienstleistungs-) Artikel
  • eintragen: Menge 'Bestellt'
  • wechseln: Kopfmaske
  • 'Aktivieren'


Wareneingang des Reparaturartikels

Erst wenn der Reparaturauftrag in den Status Aktiv gewechselt ist, erscheint unten der Button Wareneingang.
Durch Anwählen des Buttons öffnet sich zunächst ein Popup-Fenster. In diesem Popup-Fenster können die Seriennummer des Reparaturartikels und weitere Informationen beliebig eingetragen werden.

Button: Wareneingang
Button: Wareneingang

  • anwählen Button 'Wareneingang'
  • eintragen Informationen in den verschiedenen Feldern des Popup-Fensters 
  • anwählen Button 'OK'
Popup Reparaturwareneingang
Popup Reparaturwareneingang mit Feldern zur Informationseingabe

Durch Anwählen des Buttons Ok wird ein Datensatz generiert unter:
Pfad: Lagerverwaltung || Warenbewegung Kunde || Warenbewegung Kunde
Dokumententyp: 'Rücksendung (Versand)'
Das Dokument befindet sich sofort im Status Aktiv.
Die im Popup-Fenster eingetragenen Informationen werden in den Unterreiter des Dokumentes kopiert nach: 
Pfad: Lagerverwaltung || Warenbewegung Kunde || Warenbewegung Kunde >> Positionen >> Serien-/Chargennummern

​Seriennummerinformationen in der Rücksendung
​Seriennummerinformationen aus Popup-Fenster in der Rücksendung vom Kunden

 

Info zu Individualisierung:
Es ist möglich das Popupfenster über die Developerebene um weitere Felder individuell zu konfigurieren, sodass individuelle Informationen zum Einlieferungszustand des Reparaturartikels erfasst werden können.

Standardmäßig vorhanden sind die Felder:
  • Seriennummer
  • Beschreibung
Außerdem können folgende Felder ggf. für den Wareneingang individuell eingestellt werden:
  • Textfelder 1-10
  • Zahlenfelder 1-5
  • Datumsfelder 1-4
Die Benamung der Felder in diesem Popup-Fenster kann zunächst nicht individuell über das Application Dictionary konfiguriert werden.
Eine individuelle Benamung der Felder erfolgt bis auf weiteres über SQL-Befehle.

Desweiteren sind - ebenfalls über die Developerebene - die gleichen Felder aus dem Popup auch einzustellen für das Fenster:
Lagerverwaltung || Warenbewegung Kunde || Warenbewegung Kunde >> Positionen >> Serien-/Chargennummern.
Auch dort sind die für das Popup genannten Felder schon im System vorhanden und standardmäßig ausgeblendet.

Ersatzteile vermerken/berechnen

Im Regelfall erfolgt nach dem Wareneingang eine Untersuchung des Reparaturartikels oder gleich dessen Reparatur.
Die auszutauschenden Teile können sofort im Reparaturauftrag als eigene Position eingetragen werden. So wird nicht nur ein etwaiger kostenpflichtiger Kostenvoranschlag, sondern im Falle einer Berechnung der Ersatzteile auch gleich der Rechnungsvorschlag entsprechend vervollständigt.
Sollen die Ersatzteile nicht berechnet werden, so ist die Rechnung zuerst zu generieren, danach sind die Ersatzteile im Reparaturauftrag einzutragen und in der Position jeweils als komplett berechnet zu kennzeichnen.
Durch die Generierung eines Versandes können die im Reparaturauftrag erfassten Ersatzteile vom Lager abgebucht werden, unabhängig davon, ob ein Lieferschein benötigt wird (siehe unten).

Führt die Reparatur eine Fremdfirma aus, dann könnten die auszutauschenden Teile einfach schriftlich erwähnt oder als Sammelposition in einem Dummyartikel zusammengefasst werden. So vermeidet man den Teilestamm der Fremdfirma führen zu müssen.

Bildreport

Bilder, welche den Zustand des zu reparierenden Artikels dokumentieren, sind direkt in die Anhänge des Reparaturauftrag hochzuladen (demnächst mit Multiupload). 
Pfad: Vertrieb || Aufträge  ||  Aufträge
Es ist möglich einen zu individualisierenden Bildreport als PDF auszugeben, um diesen ggf. seinen Angeboten anzuhängen.


Warenausgang des Reparaturartikels

Ist die Reparatur abgeschlossen, kann der reparierte Artikel zum Kunden versendet werden.
Ab dem Moment, wo der oben geschilderte Wareneingang ausgeführt und das zugehörige DokumentRücksendung (Versand) generiert wurde, befindet sich unten nun der Button Rücksendung erstellen.
Durch Anwählen des Buttons öffnet sich ein Popupfenster. In diesem können wieder die Seriennummer des Reparaturartikels und weitere Informationen, z.B. Messwerte eingetragen werden.


button ruecksendungerstellen
Button: Warenausgang

  • anwählen Button 'Rücksendung erstellen'
  • eintragen Informationen in den verschiedenen Feldern des Popup-Fensters 
  • anwählen Button 'OK'

Popup Reparaturwarenausgang mit Feldern zur Informationseingabe

Genau wie beim Wareneingang wird durch Anwählen des Buttons Ok ein Datensatz generiert unter:

Pfad: Lagerverwaltung || Warenbewegung Kunde || Warenbewegung Kunde
Dokumententyp: Lieferung Indirekt (MM)
Das Dokument befindet sich sofort im Status Aktiv.
Die im Popup-Fenster eingetragenen Informationen werden in den Unterreiter des Dokumentes kopiert nach: 
Pfad: Lagerverwaltung || Warenbewegung Kunde || Warenbewegung Kunde >> Positionen >> Serien-/Chargennummern

versand snr info
​Seriennummerinformationen aus Popup-Fenster in Versand an Kunden

Info
Genau wie für das Popup beim Wareneingang können auch für das Popup beim Warenausgang die oben genannten Felder individuell eigeblendet werden.
Dieses muss dann auch wieder individuell in der Warenbewegung Kunde eingestellt werden.

Die erfassten Werte bei Eingang des Reparaturartikels können durchaus andere sein als nach der Reparatur im Warenausgang.
Da die Bewegungsdaten der Seriennummer mitgeführt werden, können so die Datensätze mit den entsprechenden Einträgen wieder gefunden und ggf. ausgewertet werden.

Auch könnten zu erstellende Zertifikate auf diese Werte zugreifen und in einem individuellem Report ausgegeben werden.

Ersatzteile vom Lager abbuchen.

Da die ersetzten Teile in den Positionen des Reparaturauftrages eingetragen wurden, erfolgt deren Ausbuchung aus dem System einfach über den normalen Versand, auch wenn man diese real gar nicht versenden will.
Dazu einfach den entsprechenden Reparaturauftrag aufrufen unter:
Vertrieb || Transaktionen || Versand manuell anstoßen || Versand manuell anstoßen
Den Datensatz markieren und verarbeiten.
Gegebenenfalls muss noch über dem Link das Dokument aufgefufen und der Datensatz aktiviert werden.
Benötigt man noch einen Lieferschein für die ersetzten Teile, so kann man diesen dort auch gleich ausdrucken.
Abweichend vom obigen Vorgang wird dabei der Dokumenttyp generiert: Versand (MM).